Informacja o wynikach kontroli przeprowadzonej w Wydziale Edukacji

Tarnowskie Góry, 30.12.2021 r.

KNT.1712.10.2021

INFORMACJA O WYNIKACH KONTROLI

     Informuję, iż w wyniku kontroli przeprowadzonej w okresie od 03.11.2021 r. do 25.11.2021 r. przez pracowników Wydziału Kontroli Starostwa Powiatowego w Tarnowskich Górach, w Wydziale Edukacji Starostwa Powiatowego w Tarnowskich Górach w temacie „Ustalanie i dochodzenie należności Powiatu Tarnogórskiego z tytułu zwrotu dotacji udzielonych przez Powiat Tarnogórski publicznym i niepublicznym podmiotom oświatowym prowadzonym przez osoby prawne i fizyczne niebędące jednostkami samorządu terytorialnego”, stwierdzono następujące nieprawidłowości:
1. Określenie przedmiotu postępowania administracyjnego niezgodnie z ustaleniami kontroli w postępowaniu administracyjnym znak: EKS.1711.2.2018, EKS.1710.1.2019, EKS.1711.1.2019 oraz EKS.1711.5.2020. 
2. Brak pouczenia strony o prawach wynikających z art. 10 Kodeksu postępowania administracyjnego w zawiadomieniu o wszczęciu postępowania administracyjnego EKS.1711.11.2015, co jest niezgodne z art. 10 Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego. 
3. Brak w aktach sprawy EKS.1711.1.2019 uwierzytelnionego dokumentu pełnomocnictwa, co jest niezgodne z art. 33 § 3 w powiązaniu z art. 268a Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego. 
4. Wysyłanie zawiadomień o wyznaczeniu nowego terminu załatwienia sprawy w postępowaniu administracyjnym znak: ED.3032.5.2014, EKS.1711.2.2018, EKS.1710.1.2019, EKS.1711.3.2019, EKS.1711.6.2019, EKS.1711.7.2019, EKS.1711.10.2019 i EKS.1711.5.2020 z przekroczeniem terminu załatwienia sprawy, co jest niezgodne z art. 35 i 36 § 1 Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego. 
5. Doręczanie zawiadomień w postępowaniu administracyjnym znak: EKS.1711.2.2018, EKS.1710.1.2019 oraz EKS.1711.7.2019 podmiotom nie będącym stronami w sprawie, co jest niezgodne z art. 36 § 1, art. 40 § 1 oraz art. 61 § 4 Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego. 
6. Dodatkowe doręczanie zawiadomień, wezwań oraz postanowień Stronie w sytuacji ustanowienia przez nią pełnomocnika, w postępowaniu administracyjnym znak: EKS.1711.2.2018, EKS.1711.1.2019, EKS.1711.6.2019 oraz EKS.1711.5.2020, co jest niezgodne z 40 § 2 Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego oraz art. 44 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
7. Doręczenie w postępowaniu administracyjnym znak: EKS.3032.5.2014 zawiadomienia o prawach Strony wynikających z art. 10 Kodeksu postepowania administracyjnego dwóm pełnomocnikom Strony, co niezgodne jest z art. 40 § 2 Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego.
8. Sporządzenie w postępowaniu administracyjnym EKS.1711.2.2018 postanowienia o dopuszczeniu dowodu z opinii biegłego przedstawianej na zlecenie strony, co jest niezgodne z art. 84 § 1 Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego.
9. Brak rozpatrzenia wniosków dowodowych pełnomocnika Strony złożonych w postępowaniu administracyjnym znak: EKS.1711.11.2015 oraz EKS.1711.6.2019, co jest niezgodne z art. 77, art. 78 i art. 80 Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego.
10. Brak włączenia do materiału dowodowego dokumentów z kontroli w postępowaniu administracyjnym znak: EKS.3032.5.2014, EKS.1711.11.2015, EKS.1711.2.2018, EKS.1710.1.2019, EKS.1711.1.2019, EKS.1711.7.2019 oraz EKS.1711.5.2020, co jest niezgodne z art. 75 § 1, art. 77 § 1 i art. 80 Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego.
11. Wezwanie Strony do przedłożenia dokumentów zbędnych w prowadzonym postępowaniu administracyjnym znak: EKS.1711.10.2019 oraz EKS.1711.5.2020, co jest niezgodne art. 50 §1 Ustawy z dnia14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego.
12. Nierzetelne w świetle przepisów rozdziału 4 Kodeksu postępowania administracyjnego gromadzenie materiału dowodowego w prowadzonym postępowaniu administracyjnym znak:
a) EKS.1711.2.2018 - w zakresie wydanego postanowienia o dopuszczeniu dowodu z opinii biegłego oraz o jego uchyleniu,
b) EKS.1711.1.2019, EKS.1711.3.2019, EKS.1711.6.2019 oraz EKS.1711.10.2019 - w zakresie dopuszczenia jako dowodu, nieuwierzytelnionej kserokopii dokumentu urzędowego,
c) EKS.1711.6.2019 - w zakresie dopuszczenia jako dowodu, kserokopii niekompletnego dokumentu, 
d) EKS.1711.10.2019 - w zakresie wydanego postanowienia o dopuszczeniu zbędnych dowodów,
e) EKS.1711.1.2019 oraz EKS.1711.3.2019 w zakresie braku wezwania Strony do przedłożenia dowodów celem ustalenia kwoty zwrotu dotacji,
13. Nierzetelne sporządzanie dokumentów w prowadzonym postępowaniu administracyjnym znak:
a) EKS.1711.2.2018 - poprzez sporządzenie i kierowanie do pełnomocnika Strony zawiadomień o wyznaczeniu tego samego terminu załatwienia sprawy w treści których wyznaczono różne terminy na realizację przez Stronę uprawnień wynikających z art. 10 Kodeksu postepowania administracyjnego oraz różne uzasadnienia przyczyny zwłoki.
b) EKS.1711.2.2018 - poprzez ustalenie w decyzji administracyjnej z dnia 25.05.2020 r. tytułu zwrotu dotacji nie wynikającego z ustaleń kontroli i materiału dowodowego,
c) EKS.1711.2.2018 - poprzez umieszczenie w aktach sprawy wyłącznie oryginału decyzji administracyjnej z dnia 25.05.2020 r. z odręczną korektą Radcy Prawnego,
d) EKS.1711.2.2018, EKS.1710.1.2019, EKS.1711.3.2019, EKS.1711.6.2019 oraz EKS.1711.10.2019 - poprzez tytułowanie zawiadomień o wyznaczeniu nowego terminu załatwienia sprawy jako „postanowienie”.
14. Brak zawiadomienia strony, przed wydaniem decyzji administracyjnej, o zakończeniu postępowania administracyjnego oraz o prawie do wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań w postępowaniu administracyjnym znak: EKS.1711.3.2019, co jest niezgodne z art. 10 Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego.
15. Ustaleniu w decyzji nr: EKS.1711.1.2019 z dnia 31.12.2019 oraz EKS.1711.3.2019 z dnia 02.09.2020 r. nieprawidłowej kwoty zwrotu dotacji, co jest niezgodne z art. 254 pkt 1 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
16. Nieprawidłowe ustalenie terminu naliczania należnych odsetek od dotacji pobranej w nadmiernej wysokości podlegających zwrotowi do budżetu jednostki samorządu terytorialnego w decyzji administracyjnej nr EKS.1711.3.2019 z dnia 02.09.2020 r., co niezgodne jest z art. 252 ust.6 pkt 2 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
17. Prowadzenie postępowania administracyjnego znak: EKS.1710.1.2019 oraz EKS.1711.7.2019 z naruszeniem zasady czynnego udziału strony w postępowaniu, co jest niezgodne z art.10 §1 Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego.
18. Brak informowania strony w postępowaniu administracyjnym znak: ED.3032.5.2014, EKS.3032.5.2014, EKS.1711.11.2015, EKS.1711.2.2018, EKS.1711.1.2019 oraz EKS.1711.3.2019, o niezałatwieniu sprawy w terminie, przyczynach tej zwłoki, nowym terminie załatwienia sprawy i prawie do wniesienia ponaglenia, co jest niezgodne z art. 36 § 1 Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego.
19. Nieterminowe i przewlekłe prowadzenie postępowania administracyjnego znak: ED.3032.5.2014, EKS.1711.11.2015, EKS.1711.2.2018, EKS.1711.1.2019, EKS.1711.3.2019, EKS.1711.6.2019, EKS.1711.10.2019 oraz EKS.1711.5.2020, co jest niezgodne z 12 § 1 Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego.
20. Brak terminowego ustalenia należności w postępowaniu administracyjnym znak: ED.3032.5.2014, EKS.1711.11.2015, EKS.1711.2.2018, EKS.1711.1.2019 oraz EKS.1711.6.2019, co jest niezgodne z art. 254 pkt 1 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
21. Brak wszczęcia postępowania administracyjnego znak EKS.3032.2.2020, co jest niezgodne z art. 254 pkt 1 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
22. Brak załatwienia skargi złożonej w trybie art. 227 Kodeksu postępowania administracyjnego w postępowaniu administracyjnymi znak: EKS.1710.1.2019 oraz EKS.1711.7.2019, co jest niezgodne z art. 234, art. 237 i art. 238 § 1 Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego oraz brak zapoznania Strony z przedmiotową skargą i umożliwienia jej wypowiedzenia się co do jej treści i znaczenia dowodowego, co jest niezgodne z art. 10 i 77 § 4 Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego.
23. Brak przekazania maila z dnia 30.10.2020 r. w postępowaniu administracyjnym znak: EKS.1711.5.2020 do Kancelarii Starostwa w celu zarejestrowania go w elektronicznym systemie obiegu spraw i dokumentów SIDAS, co jest niezgodne jest z § 4 ust. 8 pkt 1 Zarządzenia nr 61/2019 Starosty Tarnogórskiego z dnia 24.10.2019 r. w sprawie systemu obiegu korespondencji w Starostwie Powiatowym w Tarnowskich Górach.
24. Przekazanie informacji o zakończeniu postępowania sądowego w sprawie zwrotu dotacji wynikającej z decyzji nr ED.1711.2.2012 z dnia 13.02.2013 do Wydziału Finansowo - Księgowego Starostwa Powiatowego w Tarnowskich Górach, po zamknięciu ksiąg rachunkowych i sporządzeniu bilansu za 2017 rok, w wyniku czego wykazanie należności nastąpiło z naruszeniem art. 4 ust. 1 Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. 

Dokument sporządzili:
Inspektor w Wydziale Kontroli Andrzej Dembończyk,
Autoryzacja: Starosta Tarnogórski Krystyna Kosmala