wystąpienie pokontrolne - Powiatowa Poradnia Psychologiczno - Pedagogiczna w Tarnowskich Górach

Tarnowskie Góry, dnia 14 marca 2016 roku

AKN.1711.3.2016

Pani
Elżbieta Kanas – Kiczka
Dyrektor Powiatowej Poradni
Psychologiczno - Pedagogicznej
w Tarnowskich Górach

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

      Na podstawie § 31 zarządzenia nr 48/2015 Starosty Tarnogórskiego z dnia 16 października 2015 roku w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli w Starostwie Powiatowym w Tarnowskich Górach, powiatowych jednostkach organizacyjnych oraz w powiatowych służbach, inspekcjach i strażach związanych z budżetem Powiatu Tarnogórskiego, w związku z przeprowadzoną kontrolą w Powiatowej Poradni Psychologiczno – Pedagogicznej w Tarnowskich Górach, przesyłam Pani niniejsze wystąpienie pokontrolne.
    W wyniku kontroli przeprowadzonej przez pracowników Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego Starostwa Powiatowego w Tarnowskich Górach w temacie: „Prawidłowość prowadzenia gospodarki finansowej”, stwierdzono, iż w okresie objętym kontrolą w kierowanej przez Panią jednostce wystąpiły nieprawidłowości polegająca na:
1.    braku wprowadzenia bieżącej aktualizacji w zakresie określenia wersji oprogramowania wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz daty rozpoczęcia jej eksploatacji w przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości używanego w okresie od 16 listopada 2015 roku do 24 stycznia 2016 roku co niezgodne jest z art. 10 ust. 3 pkt 3 lit. c ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2013 poz. 330 z późn. zm.) - w dniu 09 lutego 2016 roku wydano zarządzenie Dyrektora Powiatowej Poradni Psychologiczno – Pedagogicznej nr 3/2016 w sprawie zmian do zasad (polityki) rachunkowości regulujące ww. kwestie;
2.    zawarciu w zapisie księgowym daty operacji gospodarczej niezgodnej z datą tej operacji wynikającą z faktury VAT nr F/2015/12/E0003938 z dnia 12.12.2015 roku, co jest niezgodne z art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości oraz stanowi nieprawidłową realizację zalecenia pokontrolnego zawartego w wystąpieniu pokontrolnym znak: KN.1711.4.2015 z 27.03.2015 roku;
3.    braku zamieszczenia na fakturze VAT nr 344/G/2015 z dnia 15.12.2015 roku, dokumentującej zakup komputera, adnotacji o dokonanym wpisie środka trwałego do księgi inwentarzowej Powiatowej Poradni Psychologiczno – Pedagogicznej,co jest niezgodne z § 21 Instrukcji obiegu dokumentów księgowych w Powiatowym Zespole Obsługi Finansowej Oświaty i jednostkach oświatowych Powiatu Tarnogórskiego (uchwała Zarządu Powiatu w Tarnowskich Górach nr 185/897/2009 z 16 lutego 2009 roku z późn. zm.);
4.    zawarciu w dowodzie wpłaty KP - „Kasa przyjmie” nr 4/2015 daty operacji gospodarczej niezgodnej ze stanem rzeczywistym, co jest niezgodne z art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości, a następnie zewidencjonowaniu tego dowodu wpłaty w raporcie kasowym nr 3/2015 pod inną datą niż data operacji gospodarczej zawarta w tym dowodzie, co jest niezgodne z art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości oraz stanowi nieprawidłową realizację zalecenia pokontrolnego zawartego w wystąpieniu pokontrolnym znak: KN.1711.4.2015 z 27.03.2015 roku;
5.    nie dokonaniu zmian w planie finansowym Powiatowej Poradni Psychologiczno – Pedagogicznej w związku z uzyskanymi środkami z Krajowego Funduszu Szkoleniowego, co jest niezgodne z art. 11 ust. 1 i 3 oraz art. 254 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r. nr 885 z późn. zm.);
6.    ewidencjonowaniu otrzymanych środków z Krajowego Funduszu Szkoleniowego na koncie 245 – „Wpływy do wyjaśnienia" z symbolem 4990 oraz stosowaniu technicznych zapisów ujemnych na koncie 130 - "Rachunek bieżący jednostki", co jest niezgodne z przepisami załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jednolity Dz. U. z 2013 roku poz. 289) i art. 4 ust.1 ustawy o rachunkowości oraz rozdziałem 4 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 roku nr 119);
7.    braku zamieszczenia na fakturze VAT nr FA/2015/08561 z dnia 16.12.2015 roku pieczęci z datą wpływu, co jest niezgodne z § 19 Instrukcji obiegu dokumentów księgowych w Powiatowym Zespole Obsługi Finansowej Oświaty i jednostkach oświatowych Powiatu Tarnogórskiego;
8.    nierzetelnej kontroli merytorycznej faktur VAT wystawianych z tytułu czynszu najmu lokalu przy ul. Sienkiewicza 8 w Tarnowskich Górach oraz z zakresu BHP i p.poż w zakresie zgodności wskazanych w nich terminów płatności z terminami zawartymi w umowach, co jest niezgodne z przepisami rozdziału 2.2 zasad (polityki) rachunkowości (zarządzenie Dyrektora Powiatowej Poradni Psychologiczno - Pedagogicznej nr 4a-2010/2011 z 31.12.2010 roku w sprawie wprowadzenia jednolitych zasad (polityki) rachunkowości z późn. zm.) oraz § 20 Instrukcji obiegu dokumentów księgowych w Powiatowym Zespole Obsługi Finansowej Oświaty i jednostkach oświatowych Powiatu Tarnogórskiego;
9.    zwrocie pracownikowi kosztów przejazdu z tytułu podróży służbowej odbytej na polecenie wyjazdu służbowego nr 43/2015 z 14.12.2015 roku w formie biletów autobusowych, co jest niezgodne z § 3 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz.167);
10.    nierzetelnej kontroli merytorycznej rachunku kosztów podróży służbowej do polecenia wyjazdu służbowego nr 43/2015 z 14.12.2015 roku nie zawierającego wskazania łącznej sumy poniesionych kosztów oraz biletu potwierdzającego poniesiony koszt przejazdu, co jest niezgodne z § 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej i stanowi nieprawidłową realizację art. 68 ustawy o finansach publicznych oraz zalecenia pokontrolnego zawartego w wystąpieniu pokontrolnym znak: KN.1711.4.2015 z 27.03.2015 roku;
11.    nierzetelnej kontroli formalno – rachunkowej noty księgowej nr 6/MOZ/SOSW/12/15 z dnia 04.12.2015 roku w zakresie zawartego w niej błędu poprawionego niezgodne z art. 22 ust. 2 ustawy o rachunkowości, co jest niezgodne z przepisami rozdziału 2.2 zasad (polityki) rachunkowości oraz § 25 Instrukcji obiegu dokumentów księgowych w Powiatowym Zespole Obsługi Finansowej Oświaty i jednostkach oświatowych Powiatu Tarnogórskiego;
12.    braku na rachunkach kosztów podróży służbowych wystawionych do polecenia służbowego nr 42/2015 i 44/2015 pieczęci w celu klasyfikowania wydatków strukturalnych oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za zakwalifikowaniu wydatku budżetowego do wydatku strukturalnego, co jest niezgodne z § 1 ust. 2 i § 3 ust. 5 i 7 zarządzenia Dyrektora Powiatowej Poradni Psychologiczno – Pedagogicznej nr 11-2010/2011 z 10.04.2011 roku w sprawie ewidencji wydatków strukturalnych i sporządzania sprawozdań budżetowych Rb-WSa;
13.    zaewidencjonowaniu usług związanych z wysyłką materiałów udokumentowanych w fakturze VAT nr 36497/S/2015 z dnia 21.12.2015 roku w rejestrze zamówień publicznych prowadzonym dla wniosku o przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości szacunkowej do 14 000 Euro nr 6/15/PPPP w przedmiocie zamówienia nie obejmującym zakupu usług pocztowych, co jest niezgodne z § 28 Instrukcji obiegu dokumentów księgowych w Powiatowym Zespole Obsługi Finansowej Oświaty i jednostkach oświatowych Powiatu Tarnogórskiego oraz pkt 9 regulaminu udzielania zamówień przez powiatowe jednostki organizacyjne (uchwała nr 3/17/2014 Zarządu Powiatu Tarnogórskiego z dnia 15 grudnia 2014 roku).
      W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli znak akt: AKN.1711.3.2016, zobowiązuję do:
1.    bieżącego aktualizowania wersji oprogramowania oraz daty rozpoczęcia jej eksploatacji w przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości, zgodnie z art. 10 ust. 3 pkt 3 lit. c ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2013 poz.330 ze zmianami);
2.    zawierania w zapisie księgowym daty operacji gospodarczej zgodnej z datą tej operacji wynikającą z dowodu księgowego, zgodnie z art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości;
3.    zamieszczania na dowodach stanowiących podstawę dokonania wydatków dokumentujących zakup towarów, które nie są zużywane bezpośrednio, adnotacji o dokonanym wpisie środka trwałego do księgi inwentarzowej Powiatowej Poradni Psychologiczno – Pedagogicznej, zgodnie z § 21 Instrukcji obiegu dokumentów księgowych w Powiatowym Zespole Obsługi Finansowej Oświaty i jednostkach oświatowych Powiatu Tarnogórskiego (uchwała Zarządu Powiatu w Tarnowskich Górach nr 185/897/2009 z 16 lutego 2009 roku z późn. zm.);
4.    zawierania w dowodzie wpłaty KP - „Kasa przyjmie” daty operacji gospodarczej zgodnej ze stanem rzeczywistym oraz ewidencjonowania tego dowodu wpłaty w raporcie kasowym pod tą datą, zgodnie z art. 22 ust. 1 i art. 24 ust. 2. ustawy o rachunkowości;
5.    prowadzenia gospodarki finansowej na podstawie planu dochodów i wydatków oraz pokrywania wydatków Powiatowej Poradni Psychologiczno - Pedagogicznej bezpośrednio z budżetu i odprowadzania pobranych dochodów na rachunek dochodów budżetu Powiatu Tarnogórskiego, zgodnie z art. 11 ust. 1 i 3 oraz art. 254 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r. nr 885 z późn. zm.);
6.    ewidencjonowania na koncie 245 – „Wpływy do wyjaśnienia" wyłącznie wpłaconych, a niewyjaśnionych kwot należności z tytułu dochodów budżetowych, zgodnie opisem zasad funkcjonowania konta zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jednolity Dz. U. z 2013 roku poz. 289);
7.    stosowania symbolu 4990 zamiast paragrafu klasyfikacji wydatków budżetowych wyłącznie do niewłaściwych obciążeń oraz uznań rachunków bieżących w sytuacjach wyjątkowych, niezależnych od jednostki, zgodnie z przepisami rozdziału 4 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 roku nr 119);
8.    stosowania technicznych zapisów ujemnych na koncie 130 - "Rachunek bieżący jednostki" dla zachowania zasady czystości obrotów wyłącznie do błędnych zapisów, zwrotów nadpłat, korekt, zgodnie z opisem zasad funkcjonowania konta zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jednolity Dz. U. z 2013 roku poz. 289) oraz w celu prawidłowej realizacji art. 4 ust.1 ustawy o rachunkowości;
9.    zamieszczenia na wszystkich fakturach VAT wpływających do Powiatowej Poradni Psychologiczno – Pedagogicznej pieczęci z datą wpływu, zgodnie z § 19 Instrukcji obiegu dokumentów księgowych w Powiatowym Zespole Obsługi Finansowej Oświaty i jednostkach oświatowych Powiatu Tarnogórskiego;
10.    dokonywania rzetelnej kontroli merytorycznej faktur VAT wystawianych z tytułu czynszu najmu lokalu przy ul. Sienkiewicza 8 w Tarnowskich Górach oraz z zakresu BHP i p.poż w zakresie zgodności zawartych w nich terminów płatności z postanowieniami umowy, zgodnie z przepisami rozdziału 2.2 zasad (polityki) rachunkowości (zarządzenie Dyrektora Powiatowej Poradni Psychologiczno - Pedagogicznej nr 4a-2010/2011 z 31.12.2010 roku w sprawie wprowadzenia jednolitych zasad (polityki) rachunkowości z późn. zm.) oraz § 20 Instrukcji obiegu dokumentów księgowych w Powiatowym Zespole Obsługi Finansowej Oświaty i jednostkach oświatowych Powiatu Tarnogórskiego;
11.    wydawania pracownikom zakupionych biletów przed odbyciem podróży służbowej bądź dokonywania zwrotu kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, zgodnie z § 3 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz.167);
12.    rzetelnej kontroli merytorycznej rachunków kosztów podróży służbowej w zakresie wskazywania łącznej sumy poniesionych kosztów oraz pełnego udokumentowania przez pracownika poniesionych przez niego kosztów przejazdu, zgodnie z § 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej oraz art.68 ustawy o finansach publicznych;
13.    zobowiązania delegowanych pracowników do prawidłowego rozliczania poniesionych kosztów podróży służbowej oraz prawidłowego dokumentowania kosztów przejazdu, zgodnie z § 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej w celu prawidłowej realizacji art. 68 ustawy o finansach publicznych;
14.    rzetelnej kontroli formalno – rachunkowej dowodów źródłowych zewnętrznych obcych w zakresie prawidłowości poprawy zawartych w nich błędów, zgodnie z przepisami rozdziału 2.2 zasad (polityki) rachunkowości oraz § 25 Instrukcji obiegu dokumentów księgowych w Powiatowym Zespole Obsługi Finansowej Oświaty i jednostkach oświatowych Powiatu Tarnogórskiego;
15.    zamieszczania na rachunkach kosztów podróży służbowych pieczęci w celu klasyfikowania wydatków strukturalnych oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za zakwalifikowanie wydatku budżetowego do wydatku strukturalnego, zgodnie z § 1 ust. 2 i § 3 ust. 5 i 7 zarządzenia Dyrektora Powiatowej Poradni Psychologiczno – Pedagogicznej nr 2/2016 z 11 stycznia 2016 roku w sprawie ewidencji wydatków strukturalnych i sporządzania sprawozdań budżetowych Rb-WSa;
16.    ewidencjonowania usług związanych z wysyłką w rejestrze zamówień publicznych prowadzonym dla wniosku o przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego obejmującym zakupu usług pocztowych, zgodnie z § 28 Instrukcji obiegu dokumentów księgowych w Powiatowym Zespole Obsługi Finansowej Oświaty i jednostkach oświatowych Powiatu Tarnogórskiego, w celu prawidłowej realizacji pkt 9 regulaminu udzielania zamówień przez powiatowe jednostki organizacyjne (uchwała nr 3/17/2014 Zarządu Powiatu Tarnogórskiego z dnia 15 grudnia 2014 roku).
       Jednocześnie oczekuję od Pani w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji wskazującej sposób realizacji zaleceń pokontrolnych.

Dokument sporządził:
Naczelnik, Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego – Ewa Lukosz
Inspektor w Wydziale Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego – Tomasz Kansy

Autoryzacja: Starosta Tarnogórski Józef Burdziak