Zarządzenie Starosty Powiatu Tarnogórskiego nr 52/2008 z dnia 23.06.2008 r. ws. szczegółowych procedur prowadzenia obsługi finansowo-księgowej w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Tarnowskich Górach, w tym obiegu i kontroli dokumentów powodujących skutki finansowe dla Rodzinnego Domu Dziecka

ZARZĄDZENIE  NR 52/2008
STAROSTY POWIATU TARNOGÓRSKIEGO
Z DNIA 23.06.2008r.

w sprawie szczegółowych procedur prowadzenia obsługi finansowo-księgowej w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Tarnowskich Górach, w tym obiegu i kontroli dokumentów powodujących skutki finansowe dla Rodzinnego Domu Dziecka

na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy o samorządzie powiatowym (Dz. U. Nr 91, poz. 578 z 1998r. ze zm.)

zarządzam, co następuje:

§ 1

Zarządzenie określa jednolite zasady sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów powodujących skutki finansowo - gospodarcze, celem ustalenia właściwej organizacji pracy, zarządzania, kontroli i analizy działalności, z punktu widzenia celowości i rzetelności dokonywania operacji gospodarczych w Rodzinnym Domu Dziecka.

§ 2

Ilekroć w niniejszym Zarządzeniu użyto określenia:
- RDD - należy przez to rozumieć Rodzinny Dom Dziecka w Świerklańcu prowadzony przez Powiat Tarnogórski,
- PCPR - należy przez to rozumieć Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Tarnowskich Górach,
- dokument księgowy - dokument, który stwierdza dokonanie operacji gospodarczej tj. zdarzenia gospodarczego, które powoduje zmianę stanu majątku lub źródeł jego pochodzenia, wyrażane liczbowo i następujące w określonym czasie,
- Powiat - należy przez to rozumieć Powiat Tarnogórski jako jednostka samorządu terytorialnego.

§ 3

1. Dyrektor RDD sporządza propozycje do projektu uchwały budżetowej Powiatu w terminie do 15 września roku poprzedzającego rok budżetowy i przedkłada je wraz z załącznikami w PCPR.
2. Materiały powyższe sporządzane są w oparciu o jednolity druk planistyczny stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. Do druku dołącza się szczegółową kalkulację potrzeb wraz z uzasadnieniem.
3. PCPR weryfikuje przedstawione materiały w oparciu o informacje dotyczące kosztów funkcjonowania RDD.
4. Zweryfikowany projekt planu finansowego RDD, PCPR przedstawia Skarbnikowi Powiatu w terminie do 30 września roku poprzedzającego rok budżetowy.

§ 4

1. Przekazywanie środków na wydatki RDD odbywa się w oparciu o zapotrzebowanie stanowiące załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.
2. Dyrektor RDD sporządza zapotrzebowanie na środki zabezpieczone w zatwierdzonym planie finansowym i przedkłada w PCPR w terminie do 20 dnia miesiąca poprzedzającego wydatki.
3. PCPR po zweryfikowaniu kwot zapotrzebowania na poszczególne rodzaje wydatków przekazuje powyższe materiały do Wydziału Budżetu i Finansów Starostwa Powiatowego w Tarnowskich Górach w terminie do 24 dnia miesiąca poprzedzającego wydatki.
4. Wydział Budżetu i Finansów Starostwa Powiatowego w Tarnowskich Górach przekazuje środki finansowe na konto RDD w wysokości określonej w zweryfikowanym zapotrzebowaniu, do dnia     01 każdego miesiąca.
5. W sytuacjach szczególnych Dyrektor RDD przygotowuje w trakcie miesiąca zapotrzebowanie na wydatki, których nie można było przewidzieć. W takiej sytuacji postanowienia § 4 ust. 3 i 4 stosuje się odpowiednio.

§ 5

1. RDD otwiera rachunki bankowe - podstawowy oraz rachunek ZFŚS, dla których pełnomocnikiem jest PCPR.
2. RDD prowadzi rachunek podstawowy, na który Powiat przekazuje środki na utrzymanie placówki oraz zryczałtowaną kwotę na utrzymanie dziecka.
3. Zryczałtowaną kwotą dysponuje wyłącznie Dyrektor RDD.
4. Dyrektor RDD pobiera zryczałtowaną kwotę w formie gotówki oraz sporządza raporty kasowe do 2 dni od dnia pobranej gotówki.
5. Niewykorzystaną kwotę ryczałtu w ciągu bieżącego miesiąca Dyrektor RDD zobowiązany jest przelać do ostatniego dnia miesiąca na konto Powiatu.
6. Dyrektor RDD zobowiązany jest dostarczyć do PCPR w ciągu 2 dni od dnia zakończenia miesiąca sprawozdanie z wykonania wydatków ze zryczałtowanej kwoty na utrzymanie dziecka według rozliczenia stanowiącego załącznik nr 3 do zarządzenia.
7. Pozostałe wydatki placówki rodzinnej są realizowane ze środków RDD.

§ 6

1. Dyrektor RDD dostarcza dokumenty księgowe do PCPR, przez kancelarię w celu rejestracji wpływów w dzienniku korespondencyjnym PCPR.
2. Dokumenty dostarczone po terminie zamknięcia miesięcznego okresu rozliczeniowego tj. do 5-tego każdego następnego miesiąca, a dotyczące tego okresu są księgowane pod datą wpływu do PCPR.
3. Za dostarczenie dokumentów po terminie płatności oraz przekraczających zaangażowanie środków finansowych odpowiedzialność ponosi Dyrektor RDD.
4. Dyrektor RDD dostarcza faktury i dokumenty księgowe do PCPR opisane na odwrocie dokumentu pod względem merytorycznym polegającym na ustaleniu zgodności danych z rachunku ze stanem faktycznym i ustaleniu rzetelności danych, celowości, gospodarności i legalności operacji gospodarczych wyrażonych w dowodach. Powyższe czynności potwierdza pieczęcią i podpisem.
5. Dyrektor RDD odpowiada za zaciąganie zobowiązań oraz za merytoryczną prawidłowość dokonania operacji finansowych. Dostarczone dokumenty muszą mieć pokrycie w planie finansowym RDD.
6. Pod względem formalno-rachunkowym (tj. czy dowód księgowy odpowiada wymogom wymienionym w ustawie o rachunkowości oraz prawidłowości działań arytmetycznych), zatwierdza dokumenty Główny Księgowy PCPR.
7. Dokumenty zatwierdza do wypłaty Główny Księgowy PCPR i Dyrektor RDD.
8. RDD reguluje zobowiązania bezpośrednio na konta dostawców.
9. W przypadku gdy wydatki RDD pokrywane są przez osobę fizyczną, RDD pokrywa wydatki poniesione na konto osoby fizycznej, po otrzymaniu faktury (opisanej jak w §6 pkt 4) i dokumentu potwierdzającego zapłatę.

§ 7

1. Listy płac sporządzane są przez PCPR na podstawie dostarczonych umów o pracę i przyznanych składników wynagrodzenia zatwierdzonych:
a) dla Dyrektora RDD przez Starostę Powiatu,
b) dla pracowników RDD przez Dyrektora RDD.
2. W celu prawidłowego sporządzenia listy płac Dyrektor RDD zobowiązany jest dostarczyć do PCPR:
a) listę obecności - na 1 dzień przed terminem wypłaty,
b) ewidencję czasu pracy - na 1 dzień przed terminem wypłaty,
c) dokumenty potwierdzające usprawiedliwioną nieobecność w pracy -  niezwłocznie.
3. Dyrektorowi RDD listę płac zatwierdza:
a) pod względem merytorycznym - Dyrektor RDD,
b) pod względem formalno - rachunkowym - Główny Księgowy PCPR,
c) do wypłaty - Główny Księgowy PCPR i Dyrektor RDD.
4. Pracownikom RDD listę płac zatwierdza:
a) pod względem merytorycznym - Dyrektor RDD,
b) pod względem formalno rachunkowym - Główny Księgowy PCPR
c) do wypłaty - Główny Księgowy PCPR i Dyrektor RDD,
5. Dyrektor RDD odpowiada za terminowe przekazanie dokumentów do PCPR niezbędnych do przygotowania listy płac.
6. Dyrektor RDD i PCPR odpowiadają za prawidłowe obliczenie, pobranie i terminowe odprowadzenie składek na podatek dochodowy od osób fizycznych i składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
7. Dyrektor RDD przekazuje do PCPR upoważnienie do podejmowania czynności określonych
w § 7 pkt 6.
8. Wynagrodzenie przekazywane jest na konta osobiste pracowników RDD w terminie określonym
w informacji dla pracownika, o której mowa w art. 29 Kodeksu Pracy.

§ 8

1. Księgi rachunkowe RDD prowadzone są przez PCPR w jego siedzibie.
2. Od 01 stycznia 2006r. przyjęto:
- jednolite zasady rachunkowości dla RDD zgodnie z obowiązującymi zasadami w PCPR,
- jednolity plan kont dla RDD zgodny z planem kont PCPR.
3. PCPR sporządza sprawozdania finansowe RDD.
4. Sprawozdania finansowe RDD zatwierdza w kolejności Dyrektor RDD, Główny Księgowy PCPR.
5. RDD sporządza inwentaryzację w terminach określonych w art. 26 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości.
6. Dyrektor RDD dostarcza do PCPR dokumenty z inwentaryzacji w terminie 7 dni od jej zakończenia.
7. Dyrektor RDD może pobierać zaliczkę na bieżące wydatki. Rozliczenia zaliczek i delegacji dostarcza się w terminie 7 dni nie później niż 5 dni po zakończeniu miesiąca rozliczeniowego, którego dokumenty dotyczą.
8. Wniosek o udzielenie zaliczki zawiera merytoryczne uzasadnienie zapotrzebowania gotówki. Wniosek o zaliczkę zatwierdzony przez Dyrektora RDD stanowi podstawę do wypłaty gotówki z kasy. Zaliczki nie może otrzymać osoba, która nie rozliczyła się z poprzednio otrzymanej.
9. Podstawą do rozliczenia delegacji jest druk "Polecenie wyjazdu służbowego" wraz ze stosownymi załącznikami.

§ 9

1. Dyrektor RDD zobowiązany jest dostarczać i aktualizować dane niezbędne do wymiany informacji z ZUS i do programu PŁATNIK.
2. Dane należy dostarczyć do PCPR w ciągu jednego dnia od zmiany stanu faktycznego (pisemna informacja o zmianie stanu faktycznego).
3. Wszelkie zawierane umowy powodujące zaangażowanie środków dostarcza się niezwłocznie do PCPR.

§ 10

1. Z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych RDD korzystają osoby uprawione.
2. Podstawę dokonania wypłaty z ZFŚS RDD stanowi wniosek o udzielenie świadczenia.
3. Wniosek rozpatruje pod względem merytorycznym Dyrektor RDD.
4. Wniosek zatwierdzają:
- pod względem formalno- rachunkowym - Główny Księgowy PCPR,
- do wypłaty - Główny Księgowy PCPR i Dyrektor RDD.

§ 11

Wykonanie zarządzenia powierza się Dyrektorom: Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Tarnowskich Górach i Rodzinnego Domu Dziecka w Świerklańcu.

§ 12

Traci moc Zarządzenie Starosty Powiatu Tarnogórskiego nr 83/2005 z dnia 27 października 2005r.

§ 13

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Dokument utworzono: Powiatowym Zespole ds. Orzekania o Niepełnosprawności
Autoryzacja: Starosta Powiatu Tarnogórskiego - Józef Korpak