Wystąpienie pokontrolne - Rodzinny Dom Dziecka w Świerklańcu

Tarnowskie Góry, dnia 02 lipca 2010 roku

SKO.0913-10/10

SZANOWNA PANI
Anna Pałczyńska
 Dyrektor Rodzinnego Domu Dziecka
w Świerklańcu

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

    Na podstawie § 14 ust. 1 - 3 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 123/06 Starosty Powiatu Tarnogórskiego z dnia 14 grudnia 2006 roku w sprawie zasad, trybu i procedury przeprowadzania kontroli w Starostwie Powiatowym, powiatowych jednostkach organizacyjnych oraz nadzorowanych jednostkach sektora finansów publicznych, w związku z przeprowadzoną kontrolą w Rodzinnym Domu Dziecka w Świerklańcu, przesyłam Pani niniejsze wystąpienie pokontrolne.
   W wyniku kontroli przeprowadzonej przez pracowników Wydziału Kontroli Starostwa Powiatowego w temacie: "Prawidłowość prowadzenia gospodarki finansowej, udzielania zamówień publicznych, dokonywania zmian umów o pracę, realizacji zaleceń pokontrolnych oraz ustalenia i wypłaty miesięcznych drobnych kwot do własnego dysponowania przez dziecko umieszczone w placówce rodzinnej", stwierdzono, iż w okresie objętym kontrolą w kierowanej przez Panią jednostce wystąpiły nieprawidłowości polegające na:
1) nieprawidłowej realizacji zalecenia pokontrolnego zawartego w piśmie z dnia 10 czerwca 2009 roku znak: SKO.0913-16/09, poprzez ustalanie i wypłacanie stawek na usługi telekomunikacyjne w zakresie dostępu do Internetu w wysokości kwoty odpowiadającej poniesionym wydatkom na abonament z tegoż tytułu, podzielonej przez liczbę osób zamieszkujących w domu i pomnożonej przez liczbę dzieci umieszczonych w placówce rodzinnej oraz prowadzącego placówkę, tj. w kwotach niższych niż wynikające z prawidłowego obliczenia, co było niezgodne §4 rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 5 listopada 2004 roku w sprawie określenia zryczałtowanej kwoty na utrzymanie dziecka oraz stawek na bieżące funkcjonowanie placówki rodzinnej (Dz.U. z 2004 r., nr 245 poz.2461 ze zm.);
2) dostarczeniu do Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie sprawozdania z wykonania wydatków ze zryczałtowanej kwoty na utrzymanie dziecka za miesiąc marzec 2010 roku przed zakończeniem tegoż miesiąca, co jest niezgodne z §5 ust.6 zarządzenia z dnia 23 czerwca 2008 roku Starosty Powiatu Tarnogórskiego nr 52/2008 w sprawie szczegółowych procedur prowadzenia obsługi finansowo - księgowej w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Tarnowskich Górach, w tym obiegu i kontroli dokumentów powodujących skutki finansowe dla Rodzinnego Domu Dziecka; a także wykazaniu w przedmiotowym sprawozdaniu nierzetelnych danych w zakresie kwot poniesionych wydatków w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej wydatków z uwagi na dokonywanie wydatków po dniu złożenia sprawozdania;
3) realizowaniu zamówienia w przedmiocie świadczenia usług telekomunikacyjnych na podstawie zatwierdzonego przez Dyrektora Rodzinnego Domu Dziecka wniosku o udzielenie zamówienia w wysokości poniesionych z tego tytułu wydatków, co było niezgodne z pkt.3.1. rozdziału I Regulaminu udzielenia zamówień publicznych przez powiatowe jednostki organizacyjne (uchwała nr 211/1056/2009 Zarządu Powiatu w Tarnowskich Górach z dnia 29 czerwca 2009 roku);
4) braku ustalenia przez Dyrektora Rodzinnego Domu Dziecka zasad dotyczących udzielania zamówień o wartości szacunkowej nie przekraczającej kwoty 14 000 Euro, co jest niezgodne z pkt.3 rozdziału I Regulaminu udzielania zamówień przez powiatowe jednostki organizacyjne (uchwała nr 278/1389/2010 Zarządu Powiatu w Tarnowskich Górach z dnia 23 marca 2010 roku).
    W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli znak akt: SKO.0913-10/10, zobowiązuję do:
1) ustalania i wypłacania miesięcznych stawek na usługi telekomunikacyjne w zakresie dostępu do Internetu w wysokości ponoszonych wydatków na abonament, zgodnie z art. 85d ust.1 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej ( Dz.U. z 2009, nr 175, poz. 1362 j.t. ze zm.), z jednoczesnym przeliczeniem dokonanych z ww. tytułu wydatków oraz zwrotem należnych kwot;
2) dostarczania do Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie sprawozdania z wykonania wydatków ze zryczałtowanej kwoty na utrzymanie dziecka za dany miesiąc w ciągu 2 dni od dnia zakończenia tegoż miesiąca, zgodnie z §5 ust.6 zarządzenia z dnia 23 czerwca 2008 roku Starosty Powiatu Tarnogórskiego nr 52/2008 w sprawie szczegółowych procedur prowadzenia obsługi finansowo - księgowej w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Tarnowskich Górach, w tym obiegu i kontroli dokumentów powodujących skutki finansowe dla Rodzinnego Domu Dziecka; a także wykazywania w przedmiotowym sprawozdaniu rzeczywistych kwot wydatków poniesionych w danym okresie rozliczeniowym w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej wydatków;
3) realizowania zamówień na podstawie wniosków o ich udzielenie, zatwierdzonych przez Dyrektora Rodzinnego Domu Dziecka w wysokości zaplanowanych na dane zadanie środków finansowych w rocznym planie finansowym Rodzinnego Domu Dziecka, zgodnie z pkt.3.1. rozdziału I Regulaminu udzielenia zamówień przez powiatowe jednostki organizacyjne (uchwała nr 278/1389/2010 Zarządu Powiatu w Tarnowskich Górach z dnia 23 marca 2010 roku);
4) ustalenia zasad dotyczących udzielania zamówień o wartości szacunkowej nie przekraczającej kwoty 14 000 Euro w Rodzinnym Domu Dziecka, zgodnie z pkt.3 rozdziału I Regulaminu udzielania zamówień przez powiatowe jednostki organizacyjne (uchwała nr 278/1389/2010 Zarządu Powiatu w Tarnowskich Górach z dnia 23 marca 2010 roku).
    Niezależnie od powyższego z uwagi na przyjętą przez Dyrektora Rodzinnego Domu Dziecka formę przekazywania dokumentów do Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie tj. za pośrednictwem pisma, w którym określa on przekazywane dokumenty w sposób, który w terminie późniejszym nie pozwala na jednoznaczne wskazanie tych dokumentów, proszę o zwrócenie uwagi na konieczność bardziej szczegółowego określania w przedmiotowym piśmie rodzaju, nazw, numerów oraz dat przekazywanych dokumentów, gdyż jest to istotne dla udokumentowania prawidłowej realizacji przepisów zarządzenia z dnia 23 czerwca 2008 roku Starosty Powiatu Tarnogórskiego nr 52/2008 w sprawie szczegółowych procedur prowadzenia obsługi finansowo - księgowej w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Tarnowskich Górach, w tym obiegu i kontroli dokumentów powodujących skutki finansowe dla Rodzinnego Domu Dziecka, w zakresie zawartych w nim terminów dostarczania dokumentów do Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie.
    Jednocześnie oczekuję od Pani w terminie 14 dni od daty doręczenia niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych, bądź o przyczynach nie podjęcia takich działań.

Dokument sporządzony w Wydziale Kontroli (2010-07-02)
Autoryzacja: Starosta Tarnogórski Józef Korpak