Wystąpienie pokontrolne - Dom Pomocy Społecznej w Miedarach

Tarnowskie Góry, dnia 04.10.2012 roku

KN.1711.25.2012

Pan
Adam Grabowski
Dyrektor Domu Pomocy Społecznej
w Miedarach

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

     Na podstawie § 26 zarządzenia nr 50/2012 Starosty Tarnogórskiego z dnia 26 czerwca 2012 roku w sprawie zasad i trybu przeprowadzania kontroli w Starostwie Powiatowym w Tarnowskich Górach, powiatowych jednostkach organizacyjnych oraz nadzorowanych jednostkach sektora finansów publicznych, w związku z przeprowadzoną kontrolą w Domu Pomocy Społecznej w Miedarach, przesyłam Panu niniejsze wystąpienie pokontrolne.
     W wyniku kontroli przeprowadzonej przez pracownika Wydziału Kontroli Starostwa Powiatowego w temacie: „Prawidłowość prowadzenia gospodarki finansowej”, stwierdzono, iż w okresie objętym kontrolą w kierowanej przez Pana jednostce wystąpiły nieprawidłowości polegające na:
1)niezaewidencjonowaniu w kolejności chronologicznej w dzienniku księgowań Domu Pomocy Społecznej operacji na rachunku bankowym z dnia 25.06.2012 roku, co jest niezgodne z art. 14 ust 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., nr 152, poz. 1223 ze zm.);
2)zaewidencjonowaniu w księgach rachunkowych Domu Pomocy Społecznej w Miedarach 8 dowodów źródłowych stwierdzających dokonanie operacji gospodarczych w  miesiącu maju 2012 roku:
- w innym okresie sprawozdawczym, niż okres, którego one dotyczyły, co jest niezgodne z art. 20. ust 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.) oraz przepisami § 2 pkt 15  Załącznika nr 1 do Zarządzenia Dyrektora Domu Pomocy Społecznej nr 16/2012 z dnia 16 lutego 2012 roku w sprawie wprowadzenia przyjętych zasad rachunkowości – polityki rachunkowości;
- z datą dokonania operacji gospodarczej niezgodną z dowodem źródłowym co jest niezgodne z art. 23 ust 2 pkt 1  oraz z art 24 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., nr 152, poz. 1223 ze zm.) oraz § 7 pkt 1d załącznika nr 2 w sprawie kontroli wewnętrznej
i obiegów dokumentów księgowych (Zarządzenie nr 16/2012 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Miedarach z dnia 16 lutego 2012 roku w sprawie wprowadzenia przyjętych zasad rachunkowości – polityki rachunkowości);
3)nie umieszczeniu na siedmiu dowodach księgowych pieczęci z datą wpływu do Domu Pomocy Społecznej w Miedarach, co jest niezgodne z § 11 pkt 2b załącznika nr 2 w sprawie kontroli wewnętrznej i obiegów dokumentów księgowych (Zarządzenie nr 16/2012 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Miedarach z dnia 16 lutego 2012 roku w sprawie wprowadzenia przyjętych zasad rachunkowości – polityki rachunkowości);
4)naruszeniu art. 44 ust. 3 pkt.3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 roku, nr 157, poz. 1240 ze zm.) poprzez nieterminowe uregulowanie zobowiązań z tytułu usługi (faktura VAT 58/2012 z dnia 07.05.2012 roku wystawionej przez P.P.H.U. Adrian Miś – Warsztat stolarski, usługi pogrzebowe) oraz z tytułu zakupu środków czystości (faktura VAT A/1291/4/12 z dnia 25.04.2012 roku wystawionej przez Przedsiębiorstwo Obrotu Produktami Chemii i Metalurgii);
5)zaewidencjonowaniu w księgach rachunkowych Domu Pomocy Społecznej 12 dowodów księgowych przed dokonaniem wstępnej kontroli zgodności udokumentowanej nimi operacji gospodarczych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących tych operacji, co jest niezgodne z art. 20 ust. 2, art. 21 ust. 1 pkt 6 oraz art. 22 ust 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.) oraz postanowieniami § 4  pkt 1a Załącznika nr 2 Instrukcji w sprawie kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów księgowych (Zarządzenie nr 16/2012 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Miedarach z dnia 16 lutego 2012 roku w sprawie wprowadzenia przyjętych zasad rachunkowości – polityki rachunkowości);
6)przekazaniu na rachunek bankowy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych kwoty stanowiącej 75%  równowartości odpisu w dniu 12.06.2012 roku tj. niezgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz. U. z 2012 roku, poz. 592);
7)dokonaniu wydatku budżetowego regulującego zobowiązanie za zakup środków czystości na podstawie faktury VAT A/1291/4/12 z dnia 25.04.2012 roku wystawionej przez Przedsiębiorstwo Obrotu Produktami Chemii i Metalurgii z rachunku bankowego Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, co niezgodne jest z art. 1 ust 1 mając na uwadze art.2 ust 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz. U. z 2012 roku, poz. 592);
8)braku wystawienia wewnętrznego dowodu księgowego dokumentującego operację gospodarczą polegającą na przyjęciu gotówki do kasy, co  niezgodne jest z  art. 20 ust 2 ustawy o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.) oraz § 4 pkt 5 Załącznika nr 1 Przyjętych zasad rachunkowości – polityki rachunkowości,  § 6 pkt 1 Załącznika nr 2 w sprawie kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów księgowych - Instrukcji w sprawie kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów księgowych oraz  § 5 pkt 1 Załącznika nr 4 w sprawie gospodarki kasowej - Instrukcji kasowej Domu Pomocy Społecznej (Zarządzenie nr 16/2012 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Miedarach z dnia 16 lutego 2012 roku w sprawie wprowadzenia przyjętych zasad rachunkowości – polityki rachunkowości).
     W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli znak akt: KN.1711.25.2012, zobowiązuję do:
1)ewidencjonowania w dzienniku księgowań operacji gospodarczych w kolejności chronologicznej, zgodnie z art. 14 ust 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., nr 152, poz. 1223 ze zm.);
2)ewidencjonowania w księgach rachunkowych Domu Pomocy Społecznej dowodów źródłowych stwierdzających dokonanie operacji gospodarczych:
- w okresie sprawozdawczym, którego one dotyczą, zgodnie z art. 20. ust 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.) oraz § 2 pkt 15  Załącznika nr 1 do Zarządzenia Dyrektora Domu Pomocy Społecznej nr 16/2012 z dnia 16 lutego 2012 roku w sprawie wprowadzenia przyjętych zasad rachunkowości – polityki rachunkowości;
- z datą dokonania operacji gospodarczej zgodną z dowodem źródłowym, zgodnie z art. 23 ust 2 pkt 1  oraz z art 24 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r., nr 152, poz. 1223 ze zm.) oraz § 7 pkt 1d załącznika nr 2 w sprawie kontroli wewnętrznej i obiegów dokumentów księgowych (Zarządzenie nr 16/2012 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Miedarach z dnia 16 lutego 2012 roku w sprawie wprowadzenia przyjętych zasad rachunkowości – polityki rachunkowości);
3)umieszczania na dowodach księgowych wpływających do Domu Pomocy Społecznej w Miedarach pieczęci z datą wpływu lub datą odbioru przez osoby upoważnione zgodnie z § 11 pkt 2b załącznika nr 2 w sprawie kontroli wewnętrznej i obiegów dokumentów księgowych (Zarządzenie nr 16/2012 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Miedarach z dnia 16 lutego 2012 roku w sprawie wprowadzenia przyjętych zasad rachunkowości – polityki rachunkowości);
4)terminowego regulowania zobowiązań z tytułu dostaw i usług zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt.3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 roku, nr 157, poz. 1240 ze zm.);
5)ewidencjonowania w księgach rachunkowych Domu Pomocy Społecznej dowodów księgowych stwierdzających dokonanie operacji gospodarczej wyłącznie po dokonaniu kontroli wstępnej zgodności tych operacji gospodarczej z planem finansowym oraz kompletności dokumentów dotyczących tych operacji, zgodnie z art. 20 ust. 2, art. 21 ust. 1 pkt 6 oraz art. 22 ust 1ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.) oraz postanowieniami § 4  pkt 1a Załącznika nr 2 Instrukcji w sprawie kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów księgowych (Zarządzenie nr 16/2012 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Miedarach z dnia 16 lutego 2012 roku w sprawie wprowadzenia przyjętych zasad rachunkowości – polityki rachunkowości);
6)przekazywaniu na rachunek bankowy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych kwoty stanowiącej 75%  równowartości odpisu na dany rok kalendarzowy w terminie do dnia 31 maja tego roku zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz. U. z 2012 roku, poz. 592);
7)finansowania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych tylko działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu, zgodnie z art. 1 ust 1 mając na uwadze art. 2 ust 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz. U. z 2012 roku, poz. 592);
8)dokonywania operacji gospodarczej polegającej na przyjęciu gotówki do kasy tylko na podstawie sporządzonego wewnętrznego dowodu księgowego, zgodnie z  art. 20 ust 2 ustawy o rachunkowości (j.t. Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.) oraz § 4 pkt 5 Załącznika nr 1 Przyjętych zasad rachunkowości – polityki rachunkowości,  § 6 pkt 1 Załącznika nr 2 w sprawie kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów księgowych -Instrukcji w sprawie kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów księgowych oraz  § 5 pkt 1 Załącznika nr 4 w sprawie gospodarki kasowej - Instrukcji kasowej Domu Pomocy Społecznej (Zarządzenie nr 16/2012 Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Miedarach z dnia 16 lutego 2012 roku w sprawie wprowadzenia przyjętych zasad rachunkowości – polityki rachunkowości).
     Jednocześnie oczekuję od Pana w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego informacji wskazującej sposób realizacji zaleceń pokontrolnych.

Dokument sporządził: Inspektor w Wydziale Kontroli Bogdan Droś
Autoryzacja: Starosta Tarnogórski Lucyna Ekkert