Wystąpienie pokontrolne - Wielospecjalistyczny Szpital Powiatowy

Tarnowskie Góry, dnia 12.12.2006 roku

SKO.0913-29/06

SZANOWNA  PANI
dr Barbara Wawrzeńczyk - Anders
Dyrektor Wielospecjalistycznego
Szpitala Powiatowego
w Tarnowskich Górach

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

   W związku z przeprowadzoną kontrolą w Wielospecjalistycznym Szpitalu Powiatowym, przesyłam Pani Dyrektor niniejsze wystąpienie pokontrolne.

W wyniku kontroli, przeprowadzonej przez pracownice Wydziału Kontroli Starostwa Powiatowego w temacie: "Prawidłowość prowadzenia gospodarki finansowej" stwierdzono, iż w okresie objętym kontrolą tj. we wrześniu 2005 roku w kierowanej przez Panią Dyrektor placówce wystąpiły nieprawidłowości polegające na:

- przyjęciu w polityce rachunkowości opisu zasad funkcjonowania kont nie w pełni zgodnego z obowiązującym wykazem kont księgi głównej zakładowego planu kont;
- zaniechaniu opisywania większości dowodów księgowych pod względem celowości i zasadności dokonywanych wydatków (brak opisów merytorycznych) oraz braku wskazania zastosowanego trybu udzielenia zamówienia publicznego;
- braku w większości dowodów źródłowych daty dokonania kontroli merytorycznej;
- braku podpisu osoby zatwierdzającej kwotę faktury do wypłaty;
- zaniechaniu umieszczania na niektórych wpływających do szpitala dowodach księgowych pieczęci z datą wpływu;
- ujmowaniu w księgach rachunkowych dowodów księgowych po upływie okresu sprawozdawczego, w którym nastąpiły dane zdarzenia gospodarcze;
- nie przestrzeganiu obowiązującej procedury postępowania z dokumentami księgowymi otrzymanymi od kontrahentów w zakresie obowiązujących w szpitalu terminów obiegu dokumentów;
- dokonywaniu niektórych zapisów w księgach rachunkowych na podstawie dokumentów księgowych nie zawierających wszystkich wymaganych elementów, jakie powinien spełniać dowód księgowy (niepełna dekretacja oraz brak podpisu osoby odpowiedzialnej za dekretację);
- nierzetelnym przeprowadzeniu kontroli formalnej dowodów księgowych otrzymanych za udzielone świadczenia zdrowotne;
- regulowaniu rachunków za udzielone świadczenia medyczne na podstawie nie podpisanych przez Zleceniobiorcę umów stanowiących podstawę zobowiązania;
- dokonywaniu zapisów w księgach rachunkowych, prowadzonych przy użyciu programu komputerowego, bez wskazania danych pozwalających na ustalenie osób odpowiedzialnych za treść zapisu;
- nieterminowym regulowaniu zobowiązań z tytułu dostaw i usług;
- zatwierdzaniu niektórych poleceń wyjazdów służbowych dla Dyrektora WSP przez osobę nieupoważnioną do tego przez Starostę Tarnogórskiego;
- rozliczaniu rachunku kosztów podróży niezgodnie z zatwierdzonym na delegacji środkiem lokomocji;
- niezawarciu umów cywilnoprawnych między pracodawcą a pracownikiem o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych;
- braku przeprowadzenia kontroli merytorycznej rachunków kosztów podróży;
- braku na delegacjach daty i podpisu osoby przedkładającej rachunek kosztów podróży do rozliczenia;
- sporządzaniu dowodów kasowych niezgodnie z obowiązującymi w placówce regulacjami;
- braku regulacji dotyczących zasad korzystania z samochodów służbowych jak również ustalenia norm zużycia paliwa;
- braku  kartach drogowych podpisu osoby dokonującej w nich obliczeń oraz osoby kontrolującej te obliczenia;
- nie rozliczaniu na kartach drogowych samochodu służbowego z instalacją gazową zużytej etyliny.

W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli znak akt: SKO.0913-29/06, zobowiązuję do:

- prawidłowego opracowania dokumentacji opisującej stosowane w jednostce zasady rachunkowości, a zwłaszcza do zgodnego opisu zasad funkcjonowania kont z wykazem kont księgi głównej, mając na uwadze przepisy z art. 10 ust. 1, ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.);
- opisywania wszystkich dowodów źródłowych pod względem celowości i zasadności dokonywanych wydatków oraz wskazywania zastosowanego trybu udzielenia zamówienia publicznego zgodnie z obowiązującą w WSP instrukcją księgową;
- umieszczania na dowodach źródłowych daty dokonania kontroli merytorycznej zgodnie z obowiązującą w WSP instrukcją księgową;
- zatwierdzania kwot faktur do wypłaty poprzez umieszczanie na dowodach podpisu osoby uprawnionej;
- umieszczaniu na wszystkich wpływających do szpitala dowodach księgowych pieczęci z datą wpływu zgodnie z obowiązującą w WSP instrukcją kancelaryjną;
- ujmowania w księgach rachunkowych każdego zdarzenia, które nastąpiło w danym okresie sprawozdawczym, zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości,
- przestrzegania obowiązujących w WSP procedur postępowania z dokumentami księgowymi otrzymanymi od kontrahentów w zakresie obowiązujących w szpitalu terminów obiegu dokumentów;
- dokonywania zapisów w księgach rachunkowych na podstawie dokumentów księgowych zawierających wszystkie elementy wymagane przepisami art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości oraz zgodnie z obowiązującą w WSP instrukcją księgową, tj. poprzez zamieszczanie na dowodzie pełnej dekretacji oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych;
- przeprowadzania rzetelnej kontroli formalnej dowodów księgowych otrzymanych za udzielone świadczenia zdrowotne;
- regulowania rachunków za udzielone świadczenia medyczne wyłącznie na podstawie
podpisanych przez Zleceniobiorcę umów stanowiących podstawę powstania zobowiązania,
- dokonywania zapisów w księgach rachunkowych, prowadzonych przy użyciu programu komputerowego, zgodnie z art. 14 ust. 4 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, tj. poprzez wskazanie danych pozwalających na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu;
- terminowym regulowaniu zobowiązań z tytułu dostaw i usług;
- przedkładania Staroście Tarnogórskiemu wszystkich poleceń wyjazdów służbowych Dyrektora WSP w celu ich zatwierdzenia;
- rozliczania rachunku kosztów podróży zgodnie z zatwierdzonym na delegacji środkiem lokomocji;
- zawierania umów cywilnoprawnych między pracodawcą a pracownikiem o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych;
- przeprowadzania kontroli merytorycznej rachunków kosztów podróży;
- zobowiązania pracowników do umieszczania podpisu oraz wskazywania daty na przedkładanych do rozliczenia rachunkach kosztów podróży;
- sporządzania dowodów kasowych zgodnie z przyjętymi w placówce regulacjami,
- wprowadzenia zarządzeniem dyrektora regulacji dotyczących zasad korzystania z samochodów służbowych jak również ustalenia norm zużycia paliwa;
- podpisywania kart drogowych przez osobę dokonującą w nich obliczeń oraz przez osobę kontrolującą te obliczenia;
- rozliczania na kartach drogowych samochodu służbowego z instalacją gazową również zużytej etyliny.

Jednocześnie oczekuję od Pani Dyrektor, w okresie 14 dni od daty doręczenia niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych, bądź o przyczynach nie podjęcia takich działań.

Dokument sporządzony w Wydziale Kontroli (2006-12-12)
Autoryzacja : Starosta Powiatu Tarnogórskiego Józef Korpak