Wystąpienie pokontrolne - Zarząd Dróg Powiatowych w Tarnowskich Górach

Tarnowskie Góry, dnia 07 sierpnia 2019 roku

KNT.1711.10.2019

Pani
Barbara Myland
Dyrektor
Zarządu Dróg Powiatowych
ul. Pyskowicka 54
42-600 Tarnowskie Góry

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

      Na podstawie § 26 ust. 1 Zasad i trybu przeprowadzania kontroli wewnętrznych (zarządzenie nr 97/2018 Starosty Tarnogórskiego z dnia 02 października 2018 roku), w związku z przeprowadzoną kontrolą w Zarządzie Dróg Powiatowych w Tarnowskich Górach przy ul. Pyskowickiej 54, w temacie „Terminowość udzielania odpowiedzi na pisma osób fizycznych” przesyłam niniejsze wystąpienie pokontrolne.
      W wyniku czynności kontrolnych przeprowadzonych w okresie od 27 maja 2019 roku do 07 czerwca 2019 roku stwierdzono następujące nieprawidłowości:
1) brak zapewnienia zgodności struktury organizacyjnej Zarządu Dróg Powiatowych z § 6 ust. 1 załącznika do uchwały nr 110/415/2016 Zarządu Powiatu Tarnogórskiego z dnia 01 lutego 2016 roku z późn. zm. w sprawie przyjęcia Regulaminu organizacyjnego Zarządu Dróg Powiatowych w Tarnowskich Górach;
2) brak w dokumentacji Zarządu Dróg Powiatowych oryginałów pism ujętych w księdze podawczej pod nr 794/2019, 828/2019, 886/2019 i 1424/2019, co jest niezgodne z art. 63 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity Dz. U. z 2018 roku, poz. 2096 z późn. zm.);
3) udostępnienie informacji publicznej na wniosek ujęty w księdze podawczej pod numerem 169/2019, 205/2019, 454/2019, 730/2019, 731/2019 i 1324/2019 w terminie niegodnym z art. 13 ustawy z dnia 06 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (tekst jednolity Dz. U. z 2018 roku, poz. 1330 z późn. zm.);
4) brak załatwienia wniosku ujętego w księdze podawczej pod numerem 297/2019, co stanowi naruszenie art. 244 § 1 w związku z art. 237 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity Dz. U. z 2018 roku, poz. 2096 z późn. zm.);
5) załatwienie wniosku ujętego w księdze podawczej pod numerem 525/2019 i 1371/2019 w terminie niezgodnym z art. 244 § 1 w związku z art. 237 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity Dz. U. z 2018 roku, poz. 2096 z późn. zm.);
6) załatwienie wniosku ujętego w księdze podawczej pod numerem 794/2019, 886/2019, 1076/2019, 1139/2019, 1424/2019 i 2010/2019 w terminie niezgodnym z art. 244 § 1 w związku z art. 237 § 1 oraz z art. 57 § 5 pkt 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity Dz. U. z 2018 roku, poz. 2096 z późn. zm.);
7) brak załatwienia spraw z wniosków ujętych w księdze podawczej pod numerem 574/2019 i 1220/2019, co stanowi naruszenie art. 35 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity Dz. U. z 2018 roku, poz. 2096 z późn. zm.);
8) powiadomienie wnioskodawcy o wyznaczeniu nowego terminu udostępnienia informacji publicznej na wniosek ujęty w księdze podawczej pod numerem 730/2019 i 731/2019 po upływie 14 dni od dnia złożenia wniosku, co jest niezgodne z art. 13 ust. 2 ustawy z dnia 06 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (tekst jednolity Dz. U. z 2018 roku, poz. 1330 z późn. zm.);
9) brak powiadomienia wnioskodawcy pisma ujętego w księdze podawczej pod numerem 1324/2019 o powodach opóźnienia udostępnienia informacji i nie wskazanie terminu w jakim informacja zostanie udostępniona, co jest niezgodne z art. 13 ust. 2 ustawy z dnia 06 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (tekst jednolity Dz. U. z 2018 roku, poz. 1330 z późn. zm.);
10) brak określenia w powiadomieniach z dnia 22 marca 2019 roku, daty terminu, w jakim zostanie udostępniona informacja publiczna na wnioski ujęte w księdze podawczej pod numerem 1332/2019 i 1350/2019, co jest niezgodne z art. 13 ust. 2 ustawy z dnia 06 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (tekst jednolity Dz. U. z 2018 roku, poz. 1330 z późn. zm.);
11) brak należytego udokumentowania spraw realizowanych w formie ustnej na podstawie pism ujętych w księdze podawczej pod numerem 297/2019, 525/2019 i 1371/2019, co  niegodne jest z art. 14 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity Dz. U. z 2018 roku, poz. 2096 z późn. zm.);
12) brak zachowania formy pisemnej wezwania wnioskodawcy do usunięcia braków w zakresie spełnienia wymagań ustalonych w przepisach prawa, we wniosku ujętym w księdze podawczej pod numerem 574/2019 i 1220/2019, co jest niezgodne z art. 14 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity Dz. U. z 2018 roku, poz. 2096 z późn. zm.).
      Ponadto stwierdzono brak należytego funkcjonowania nadzoru nad terminowością udostępniania informacji publicznej oraz załatwiania wniosków i spraw, a także brak należytego funkcjonowania systemu zastępstw w zakresie spraw realizowanych na podstawie wniosków ujętych w księdze podawczej pod numerem 794/2019, 886/2019, 1139/2019, 1076/2019, 1324/2019 i 1424/2019, wynikających z obowiązków określonych w § 7 ust. 1 pkt 2 i 6 załącznika do uchwały nr 110/415/2016 Zarządu Powiatu Tarnogórskiego z dnia 01 lutego 2016 roku z późn. zm. w sprawie przyjęcia Regulaminu organizacyjnego Zarządu Dróg Powiatowych w Tarnowskich Górach.
      W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli znak akt: KNT.1711.10.2019, wnoszę o:
1) zapewnienie zgodności struktury organizacyjnej Zarządu Dróg Powiatowych z § 6 ust. 1 załącznika do uchwały nr 110/415/2016 Zarządu Powiatu Tarnogórskiego z dnia 01 lutego 2016 roku z późn. zm. w sprawie przyjęcia Regulaminu organizacyjnego Zarządu Dróg Powiatowych w Tarnowskich Górach;
2) zapewnienie należytego przechowywania oryginałów pism w sprawach prowadzonych przez Zarząd Dróg Powiatowych w Tarnowskich Górach, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity Dz. U. z 2018 roku, poz. 2096 z późn. zm.);
3) udostępnianie informacji publicznej w terminie zgodnym z art. 13 ustawy z dnia 06 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (tekst jednolity Dz. U. z 2019 roku, poz. 1429);
4) załatwianie wniosków w termie zgodnym z art. 244 § 1 w związku z art. 237 § 1, mając na uwadze art. 57 § 5 pkt 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity Dz. U. z 2018 roku, poz. 2096 z późn. zm.);
5) załatwianie spraw w terminie zgodnym z art. 35 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity Dz. U. z 2018 roku, poz. 2096 z późn. zm.);
6) wyznaczanie datą terminu w jakim zostanie udostępniona informacja publiczna oraz powiadamianie o tym wnioskodawcy w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia złożenia wniosku, zgodnie z art. 13 ust. 2 ustawy z dnia 06 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (tekst jednolity Dz. U. z 2019 roku, poz. 1429);
7) należyte dokumentowanie podejmowanych czynności oraz załatwianie spraw w formie zgodnej z art. 14 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity Dz. U. z 2018 roku, poz. 2096 z późn. zm.).
      Ponadto proszę o wzmocnienie nadzoru nad terminowością udostępniania informacji publicznej oraz załatwiania spraw i wniosków, a także zapewnienie należytego funkcjonowania systemu zastępstw w zakresie realizowanych spraw, w wykonaniu § 7 ust. 1 pkt 2 i 6 załącznika do uchwały nr 110/415/2016 Zarządu Powiatu Tarnogórskiego z dnia 01 lutego 2016 roku z późn. zm. w sprawie przyjęcia Regulaminu organizacyjnego Zarządu Dróg Powiatowych w Tarnowskich Górach, w tym o opracowanie i wdrożenie regulacji wewnętrznych opisujących zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych (obiegu, rejestracji, zatwierdzania i wysyłania korespondencji), celem zapewnienia jednolitości działania Zarządu Dróg Powiatowych w tym zakresie, akceptacji przez dyrektora treści korespondencji wychodzącej z Zarządu Dróg Powiatowych istotnej z punktu widzenia realizacji danej sprawy oraz jej rejestracji w systemie kancelaryjnym.
      Na podstawie § 26 ust. 6 Zasad i trybu przeprowadzania kontroli wewnętrznych (zarządzenie nr 97/2018 Starosty Tarnogórskiego z dnia 02 października 2018 roku), proszę o udzielenie w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego informacji wskazującej sposób realizacji zaleceń pokontrolnych.