» STRONA GŁÓWNA » MENU PRZEDMIOTOWE » Zarządzenia Starosty » 2006 rok

Zarządzenie Starosty Powiatu Tarnogórskiego nr 130/2006 z dnia 28 grudnia 2006 r. w sprawie systemu obiegu korespondencji w Starostwie Powiatowym w Tarnowskich Górach.



Symbol: EO.0716-7/58/2006

ZARZĄDZENIE Nr 130/06
STAROSTY POWIATU TARNOGÓRSKIEGO
Z DNIA 28 grudnia 2006 r.

w sprawie systemu obiegu korespondencji w Starostwie Powiatowym w Tarnowskich Górach.

Na podstawie art. 34 ust 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym
(tj. DZ.U. nr 142,poz. 1592 z 2001 r. z późn. zm.) oraz § 55 ust 1 Statutu Powiatu Tarnogórskiego

zarządzam co następuje:


I.  REJESTRACJA I OBIEG DOKUMENTÓW

§ 1

Przez użyte w zarządzeniu określenia rozumie się:
1. szef pionu – właściwy członek zarządu, sekretarz lub skarbnik,
2. sekretarka pionu – pracownik, któremu powierzono obowiązki przyjmowania, rejestrowania i przekazywania do podpisu osobom uprawnionym korespondencji urzędu,
3. korespondencja – każde pismo wpływające do urzędu lub wysyłane przez urząd.

§ 2


1. Wpływająca do urzędu korespondencja rejestrowana jest przez pracowników Kancelarii Starostwa w rejestrze kancelaryjnym, kierowana na piony i przekazywana przez sekretarki pionów do dekretowania szefom pionów.
2. Korespondencja wpływająca do urzędu w sprawach dot. działania Geodety Powiatowego i Wydziału Gospodarki Nieruchomościami po zarejestrowaniu jej w rejestrze kancelaryjnym kierowana jest bezpośrednio do ww. komórek organizacyjnych na zasadach określonych w zarządzeniu starosty w sprawie przyjmowania korespondencji przez sekretariaty Geodety Powiatowego i Wydziału Gospodarki Nieruchomościami.

§ 3


Wpływająca do urzędu korespondencja kierowana jest na następujące piony:

1. Pion Starosty:
a) Wydział Transportu i Dróg Publicznych,
b) Wydział Zdrowia i Spraw Społecznych,
c) Wydział Kontroli
d) Biuro ds. Audytu,
e) Biuro Rzecznika Prasowego,
f) Biuro Bezpieczeństwa Publicznego,
g) Geodeta Powiatowy,
h) Specjalista ds. BHP.

2. Pion Wicestarosty:
a) Wydział Kultury, Promocji i Integracji Europejskiej,
b) Wydział Budownictwa i Architektury,
c) Powiatowy Konserwator Zabytków,
d) Biuro Strategii i Funduszy Zewnętrznych.

3. Pion Członka Zarządu:
a) Wydział Ochrony Środowiska i Rolnictwa,
b) Wydział Gospodarki Nieruchomościami,
c) Wydział Gospodarki Mieniem,
d) Biuro ds. Inwestycji.

4. Pion Członka Zarządu:
a) Wydział Edukacji i Kultury Fizycznej,
b) Powiatowy Zespół ds. Orzekania o Niepełnosprawności,
c) Pełnomocnik ds. Osób Niepełnosprawnych.

5. Pion Skarbnika:
a) Wydział Budżetu i Finansów.

6. Pion Sekretarza:
a) Wydział Organizacyjny,
b) Biuro Rady Powiatu,
c) Wydział Komunikacji,
d) Biuro Kadr,
e) Powiatowy Rzecznik Konsumentów,

§ 4


1. Wyznacza się następujące osoby wykonujące czynności sekretarek pionów:
a) Pion Starosty – pracownik obsługujący sekretariat Starosty,
b) Pion Wicestarosty – pracownik obsługujący sekretariat Wicestarosty,
c) Pion Członka Zarządu – pracownicy obsługujący sekretariaty Członków Zarządu,
d) Pion Skarbnika – pracownik Wydziału Budżetu i Finansów przeznaczony do obsługi kancelaryjnej Skarbnika,
e) Pion Sekretarza – pracownik obsługujący sekretariat Sekretarza.
2. Sekretarki pionu wpisują otrzymaną korespondencję do dziennika korespondencji prowadzonego dla danego pionu, uwzględniając nr porządkowy, nr nadany przez Kancelarię Starostwa, datę wpływu, datę pisma, krótkie określenie treści, wskazanie komu korespondencję przekazano i podpis odbiorcy.
3. Wpisu do dziennika nie wymaga:
a) korespondencja kierowana do Wydziału Komunikacji,
b) wnioski w sprawie wydania orzeczenia o stopniu niepełnosprawności,
c) wnioski o wydania legitymacji osoby niepełnosprawnej,
d) zwolnienia lekarskie,
e) zwroty potwierdzenia odbioru,
f) korespondencja o charakterze informacyjnym.
4. Po dokonaniu wpisu w dzienniku korespondencji sekretarki pionów przekazują korespondencję odpowiednim szefom pionów, a po jej zwrocie dokonują rozdysponowania do właściwych komórek organizacyjnych starostwa zgodnie z dekretacją.
5. Korespondencja przeznaczona do obiegu wewnętrznego może być przekazywana bezpośrednio do poszczególnych komórek organizacyjnych. Potwierdzenie przyjęcia pisma odbywa się poprzez złożenie odpowiedniej adnotacji na kopii składanego pisma.

§ 5


1. Rozdysponowania korespondencji dokonują sekretarki pionów poprzez przydzielenie jej pracownikom wyznaczonym do odbioru korespondencji przez naczelników/kierowników danej komórki organizacyjnej.
2. Odbiór korespondencji powinien nastąpić w godz. 900 – 930 lub po otrzymaniu informacji
z sekretariatu pionu.
3. W uzasadnionych przypadkach odbioru korespondencji dla danego pionu może dokonać pracownik wyznaczony do odbioru korespondencji dla innego pionu.
4. Naczelnicy lub kierownicy zobowiązani są do bieżącego kontrolowania sposobu
i terminowości odbioru korespondencji z sekretariatu odpowiedniego pionu oraz właściwego załatwiania spraw skierowanych do podporządkowanych im komórek organizacyjnych.

II  PRZEKAZYWANIE KORESPONDENCJI DO PODPISU STAROSTY I WYSYŁKA KORESPONDENCJI

§ 6


1. Korespondencję do podpisu Starosty składa się w Sekretariacie Starosty a po jej podpisaniu i opieczętowaniu Sekretariat Starosty przekazuje z powrotem do właściwych komórek organizacyjnych celem przygotowania do wysyłki.
2. Korespondencję opatrzoną podpisami szefów pionów lub pozostałych osób upoważnionych do podpisywania pism wychodzących na zewnątrz, a także pisma wewnętrzne, po wcześniejszym opieczętowaniu ich przez sekretarki pionów, u których znajdują się pieczęcie imienne szefów, należy składać w Kancelarii Starostwa.

§ 7


1. Wysyłki korespondencji dokonuje Kancelaria starostwa, opatrując kopię pisma pozostającego w aktach datą jej wysłania oraz parafą pracownika urzędu odpowiedzialnego za wysyłkę korespondencji.
2. Do korespondencji, o której mowa w § 6, przeznaczonej do wysyłki, komórka składająca ją dołącza prawidłowo zaadresowaną kopertę (koperty) i, w razie konieczności, wypisane potwierdzenie odbioru.
3. Korespondencja przeznaczona do wysyłki winna zostać złożona w Kancelarii Starostwa do godz. 1400.

§ 8


Zarządzenie obowiązuje wszystkie komórki organizacyjne z zastrzeżeniem zmian przewidzianych dla obiegu korespondencji w komórkach organizacyjnych Geodeta Powiatowy i Wydział Gospodarki Nieruchomościami, zgodnie z zarządzeniem nr 4/2005 Starosty Powiatu Tarnogórskiego z dnia 19 stycznia 2005 r.

§ 9


W sprawach nie objętych zarządzeniem ma zastosowanie rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18.12.1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu (Dz.U. nr 160, poz. 1074 z późn. zm.).

§ 10


Uchyla się zarządzenie Starosty Powiatu nr 105/2005 z dnia 30 grudnia 2005 r. w sprawie systemu obiegu korespondencji w Starostwie Powiatowym w Tarnowskich Górach.

§ 11


Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.


Osoba wprowadzająca dokument: Krzysztof Dudek

Data wprowadzenia: 2006-12-29

Wyświetleń: 1223

Załączniki:
Brak załączników w dokumencie.

Rejestr zmian:
Utworzenie dokumentu: Krzysztof Dudek, dnia: 2006-12-29
Edycja dokumentu: Krzysztof Dudek, dnia: 2006-12-29
POPRZEDNIE WERSJE »

« POWRÓT

WYDRUK