Wystąpienie pokontrolne - Młodzieżowy Dom Kultury nr 2 w Tarnowskich Górach

Tarnowskie Góry, dnia 3 kwietnia 2007 roku

SKO.0913-13/07

SZANOWNY  PAN
mgr Jacek Pieczyk
Dyrektor Młodzieżowego Domu Kultury nr 2

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Na podstawie § 14 ust. 1 - 3 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 123/06 Starosty Powiatu Tarnogórskiego z dnia 14 grudnia 2006 roku w sprawie zasad, trybu i procedury przeprowadzania kontroli w Starostwie Powiatowym, powiatowych jednostkach organizacyjnych oraz nadzorowanych jednostkach sektora finansów publicznych, w związku z przeprowadzoną kontrolą w Młodzieżowym Domu Kultury nr 2 w Tarnowskich Górach, przesyłam Panu niniejsze wystąpienie pokontrolne.

W wyniku kontroli przeprowadzonej przez pracownika Wydziału Kontroli Starostwa Powiatowego w temacie: "Prawidłowość prowadzenia gospodarki finansowej" stwierdzono, iż w okresie objętym kontrolą tj. w grudniu 2006 roku, w kierowanej przez Pana jednostce wystąpiły nieprawidłowości polegające na:

- braku zawarcia w dokumentacji opisującej przyjętą politykę rachunkowości wszystkich danych wymaganych art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2002r., nr 76 poz.694 ze zm.), tj. opisu systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów oraz metod ustalania wyniku finansowego,
- braku wprowadzenia do zakładowego planu kont wszystkich kont służących do ujęcia operacji gospodarczych występujących w jednostce, co jest niezgodne z § 12 ust. 1 pkt. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. z 2006 r., nr 142, poz. 1020),
- niezgodnym z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, opisie zasad klasyfikacji zdarzeń do konta 132 - " Rachunki dochodów własnych jednostek budżetowych",
- niezgodnym z art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości dokonywaniu zmian w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości,
- prowadzeniu wyłącznie ewidencji szczegółowej do konta 130 - "Rachunki bieżące jednostek budżetowych" (brak konta syntetycznego 130), co jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości,
- nie prowadzeniu kont pozabilansowych, co jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych,
- prowadzeniu ewidencji księgowej niezgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, poprzez:
• ewidencjonowanie na koncie 240 - "Pozostałe rozrachunki" przeznaczonych do wypłaty wynagrodzeń netto,
• księgowanie potrąceń z wynagrodzeń składek z tytułu dobrowolnego ubezpieczenia na koncie 229 - "Pozostałe rozrachunki publicznoprawne",
• ujęcie umorzenia pozostałych środków trwałych tj. zakupionej niszczarki, na koncie 072 - "Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych" w korespondencji z kontem 013 - "Pozostałe środki trwałe",
• ewidencjonowanie zmniejszenia kosztów technicznym zapisem ujemnym po stronie Wn konta 400 - "Koszty według rodzajów", z jednoczesną ewidencją wpływu środków na rachunek bankowy technicznym zapisem ujemnym po stronie Ma konta 130 - "Rachunki bieżące jednostek budżetowych", a tym samym braku zgodności zapisów księgowych na koncie 130 pomiędzy jednostką a bankiem,
• niezgodne z wyciągiem bankowym zaewidencjonowanie na koncie 130 - "Rachunki bieżące jednostek budżetowych" operacji gospodarczych związanych z  zapłatą faktury nr 1895/ZBK/2006 z 13.12.2006 roku oraz błędnie przelaną przez bank kwotą z rachunku bankowego budżetu na konto Urzędu Skarbowego,
• ewidencjonowanie zwrotu na rachunek budżetu powiatu niewykorzystanych do końca roku środków otrzymanych na wydatki MDK technicznym zapisem ujemnym po stronie Wn konta 130 - "Rachunki bieżące jednostek budżetowych" oraz technicznym zapisem ujemnym po stronie Ma konta 223 - "Rozliczenie wydatków budżetowych",
• ewidencjonowanie odsetek od środków pieniężnych zgromadzonych na rachunku bankowym rachunku dochodów własnych na koncie 760 "Pozostałe przychody i koszty",
- braku ewidencji zobowiązań jednostki wobec pracowników z tytułu ekwiwalentu pieniężnego za pranie odzieży roboczej na koncie 234 - "Pozostałe rozrachunki z pracownikami", co jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku oraz art. 17 ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2005 roku, nr 249 poz.2104 ze zm.),
- niezachowaniu zgodności zapisów raportu kasowego z zapisami konta 101 - "Kasa" poprzez brak ewidencjonowania na koncie 101 wpłacanych do kasy darowizn (rachunek dochodów własnych),
- braku na sporządzanych w jednostce raportach kasowych podpisu osoby odpowiedzialnej za przeprowadzenie ich kontroli,
- braku potwierdzania odbioru gotówki z kasy jednostki przez osobę upoważnioną do jej odbioru,
- ujęciu części wydatków związanych z zakupem usług dostępu do sieci Internet w § 4300 - "Zakup usług pozostałych" oraz części wydatków związanych z zakupem usług telekomunikacyjnych w § 4350 - "Zakup usług dostępu do sieci Internet" (faktura VAT nr FGL34779484/012/06 z 11.12.2006 roku), co jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z  14 czerwca 2006 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. z 2006r., nr 107, poz. 726),
- nieterminowym uregulowaniu zobowiązań z tytułu dostaw i usług (faktura VAT nr 1848/06/ZBK z 05.12.2006 roku oraz faktura VAT nr FGL34779484/012/06 z 11.12.2006 roku), czym naruszono art. 35 ust. 1 pkt. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2005 roku, nr 249 poz.2104 ze zm.),
- braku w dokumentacji kadrowo - płacowej potwierdzenia przez niektórych pracowników MDK odbioru pism ustalających dla nich wysokość wynagrodzenia oraz przedstawienia pracownikom na piśmie zakresu ich obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności, stosownie do przepisów art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2005 roku, nr 249 poz.2104 ze zm.) oraz  standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych, ogłoszone przez Ministra Finansów w Komunikacie nr 13 z 30 czerwca 2006 roku (Dz. Urz. Min. Fin. z 2006 r., nr 7 poz.58),
- braku pisemnej decyzji dyrektora jednostki o utworzeniu rachunku dochodów własnych, zgodnie z art. 22 ust. 5 pkt. 1 ustawy o finansach publicznych,
- przyjęciu na rachunek dochodów własnych środków finansowych nie stanowiących dochodu, który w myśl art.22 ust.1 i 3 ustawy o finansach publicznych, jednostki budżetowe mogą na tymże rachunku gromadzić,
- nie dokonaniu w końcu 2006 roku skorygowania kwoty podstawowego odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych do faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych, zgodnie z § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (Dz.U. Nr 43, poz.168 ze zm.),
- nie przestrzeganiu przepisów regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych poprzez:
• wydatkowanie środków Funduszu na organizację spotkań dla osób uprawnionych do korzystania z Funduszu bez pisemnej decyzji zakładowej komisji świadczeń socjalnych w sprawie przeznaczenia środków Funduszu na ww. cele,
• przyznanie osobom uprawnionym do korzystania z Funduszu "świadczeń świątecznych" pomimo braku ich wniosków o przyznanie im tegoż świadczenia,
- przyznaniu i wypłaceniu z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych "świadczeń świątecznych" z naruszeniem przepisu art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, poprzez uzależnienie ich wysokości od wymiaru zatrudnienia osoby uprawnionej oraz od rodzaju zawartej z nią umowy o pracę,
- nierzetelnym sporządzeniu protokołu z posiedzenia zakładowej komisji świadczeń socjalnych nr 4/2006 z 11.12.2006 roku poprzez nieokreślenie wartości kwotowej przyznanego świadczenia.

W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli znak akt: SKO.0913-13/07, zobowiązuję do:

- uzupełnienia polityki rachunkowości o opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów oraz opis metod ustalania wyniku finansowego, zgodnie z art.10 ust.1 pkt.2 i 4 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2002r., nr 76 poz. 694 ze zm.),
- uzupełnienia zakładowego planu kont o konta służące do księgowania operacji gospodarczych występujących w jednostce, mając na uwadze zasady określone w § 12 ust. 1 pkt. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. z 2006 r., nr 142, poz. 1020),
- opracowania opisu zasad klasyfikacji zdarzeń do konta 132 - " Rachunki dochodów własnych jednostek budżetowych" zgodnego z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, 
- dokonywania zmian w dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości, zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości,
- prowadzenia ewidencji księgowej zgodnie z rozporządzeniem z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, a zwłaszcza do:
• prowadzenia konta syntetycznego  130 - "Rachunki bieżące jednostek budżetowych" oraz kont pozabilansowych,
• prawidłowego ujmowania na poszczególnych kontach wynagrodzenia,
• ewidencjonowania potrąconych z wynagrodzeń składek z tytułu dobrowolnego ubezpieczenia na koncie 240 " Pozostałe rozrachunki",
• ujmowania umorzenia pozostałych środków trwałych na koncie 072 - "Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych" w korespondencji z kontem 400 - "Koszty według rodzajów".
• ewidencjonowania zwrotu poniesionych kosztów po stronie Ma konta 400 "Koszty według rodzajów",
• przestrzegania zasad dokonywania zapisów na koncie 130 "Rachunek bieżący jednostek budżetowych" na podstawie wyciągów bankowych, w celu zachowania pełnej zgodności zapisów między jednostką a bankiem. W przypadku wystąpienia operacji zwrotu na rachunek bankowy uprzednio poniesionych wydatków, zapisów w księgach rachunkowych dokonywać zgodnie z wyciągiem bankowym oraz dodatkowo wprowadzać techniczny zapis ujemny dla zachowania zasady czystości obrotów,
• ewidencjonowania zwrotu na rachunek budżetu powiatu niewykorzystanych do końca roku środków otrzymanych na wydatki MDK po stronie Wn konta 223 - "Rozliczenie wydatków budżetowych" w korespondencji z kontem 130 - "Rachunki bieżące jednostek budżetowych",
• ewidencjonowania odsetek od środków pieniężnych zgromadzonych na rachunku bankowym rachunku dochodów własnych na koncie 750 "Przychody i koszty finansowe",
• ewidencjonowania zobowiązań MDK wobec pracowników z tytułu ekwiwalentu pieniężnego za pranie odzieży roboczej na koncie 234 - "Pozostałe rozrachunki z pracownikami",
• ewidencjonowania na koncie 101 - "Kasa" wszystkich dokonywanych w MDK operacji gotówkowych,
- podpisywania raportów kasowych przez osobę odpowiedzialną za przeprowadzenie ich kontroli,
- potwierdzania odbioru gotówki z kasy jednostki przez osobę upoważnioną do jej odbioru,
- prawidłowego klasyfikowania poniesionych wydatków w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 14 czerwca 2006 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. z 2006r., nr 107, poz. 726 ze zm.),
- terminowego regulowania zobowiązań z tytułu dostaw i usług,
- potwierdzania przez pracowników MDK odbioru pism ustalających dla nich wysokość wynagrodzenia,
- przedstawienia pracownikom na piśmie zakresu ich obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności, mając na uwadze przepisy art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2005 roku, nr 249 poz.2104 ze zm.) oraz  standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych, ogłoszone przez Ministra Finansów w Komunikacie nr 13 z 30 czerwca 2006 roku (Dz. Urz. Min. Fin. z 2006 r., nr 7 poz.58),
- uzupełnienia braku decyzji dyrektora o utworzeniu rachunku dochodów własnych,
- gromadzenia na rachunku dochodów własnych wyłącznie dochodów określonych w art.22 ust.1 ustawy o finansach publicznych,
- przestrzegania §1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U.nr 43, poz. 148 ze zm.) poprzez dokonywanie w końcu roku skorygowania kwoty podstawowego odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych do faktycznej przeciętnej liczby osób zatrudnionych,
- wydatkowania środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych na działalność socjalną zgodnie z regulaminem zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, wyłącznie na podstawie kompletnych wniosków osób uprawnionych oraz pisemnej decyzji zakładowej komisji świadczeń socjalnych w sprawie przeznaczenia środków Funduszu na ww. cele,
- przyznawania świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych,
- rzetelnego dokumentowania decyzji zakładowej komisji świadczeń socjalnych w sprawie przeznaczenia środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, poprzez określanie w formie pisemnej wszystkich istotnych elementów decyzji.

Jednocześnie oczekuję od Pana Dyrektora, w terminie 14 dni od daty doręczenia niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych, bądź o przyczynach nie podjęcia takich działań.

Dokument sporządzony w Wydziale Kontroli (2007-04-03)
Autoryzacja: Starosta Powiatu Tarnogórskiego Józef Korpak