Wystąpienie pokontrolne - Ognisko Pracy Pozaszkolnej w Radzionkowie

Tarnowskie Góry, dnia 27.04.2007

SKO.0913-14/07

SZANOWNA  PANI
mgr Grażyna Maronna
Ognisko Pracy Pozaszkolnej
w Radzionkowie

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Na podstawie § 14 ust. 1 - 3 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 123/06 Starosty Powiatu Tarnogórskiego z dnia 14 grudnia 2006 roku w sprawie zasad, trybu i procedury przeprowadzania kontroli w Starostwie Powiatowym, powiatowych jednostkach organizacyjnych oraz nadzorowanych jednostkach sektora finansów publicznych, w związku z przeprowadzoną kontrolą w Ognisku Pracy Pozaszkolnej, przesyłam Pani Dyrektor niniejsze wystąpienie pokontrolne.

W wyniku kontroli, przeprowadzonej przez pracownicę Wydziału Kontroli Starostwa Powiatowego w temacie: "Prawidłowość prowadzenia gospodarki finansowej" stwierdzono, iż w okresie objętym kontrolą tj. w październiku 2006 roku oraz w styczniu 2007 roku w kierowanej przez Panią Dyrektor placówce wystąpiły nieprawidłowości polegające na:

- sporządzaniu zestawień obrotów i sald niezgodnie z art. 18 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości(Dz. U. z 2002 r., nr 76, poz. 694 ze zm.);
- wskazywaniu w opisie dowodów źródłowych niezgodnej ze stanem faktycznym podstawy prawnej udzielenia zamówienia publicznego;
- braku zawarcia w obowiązującej w 2006 i 2007 roku dokumentacji opisującej przyjętą politykę rachunkowości wszystkich elementów wymaganych art.10 ustawy z dnia 29.09.1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2002r., nr 76 poz. 694 ze zm.), tj. określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń, zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, wykazu ksiąg rachunkowych, systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów;
- niezawarciu w Zakładowym Planie Kont wszystkich kont służących do ewidencji operacji gospodarczych występujących w jednostce oraz zawarciu w wykazie kont syntetycznych konta 130/1 "Rachunek bieżący - subkonto dochodów";
- prowadzeniu dla konta księgi głównej 130 "Rachunki bieżące jednostek budżetowych" konta księgi pomocniczej niezgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości;
- braku zakwalifikowania dowodów, jakimi są wyciągi bankowe, do ujęcia w księgach rachunkowych poprzez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania, co jest niezgodne z art. 21.ust. 1pkt 6 ustawy o rachunkowości;
- ewidencjonowaniu na koncie 130 "Rachunki bieżące jednostek budżetowych" przelewów wynagrodzeń dla pracowników, nagród jubileuszowych, ekwiwalentu z tytułu przysługującej pracownikom odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej i higieny osobistej na podstawie poleceń księgowania, niezgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych;
- nie zatwierdzaniu części poleceń księgowania do zaksięgowania, jak również braku na wszystkich tych poleceniach poświadczenia kiedy i przez kogo zostały zaksięgowane;
- nieprawidłowym wskazaniu sposobu ujęcia w księgach rachunkowych zobowiązania dotyczącego ekwiwalentu z tytułu przysługującej pracownikom odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej i higieny osobistej a następnie zupełnie innym, również w sposób nieprawidłowy, zaewidencjonowaniu ww. zobowiązania jednostki;
- sporządzaniu raportów kasowych przez główną księgową co jest niezgodne z obowiązującą w Ognisku instrukcją kasową;
- nie zawarciu w raportach kasowych informacji czy i przez kogo raporty te zostały zaksięgowane;
- niekompletnym sporządzaniu kasowych dowodów przychodowych KP "Kasa Przyjmie", tzn. nie wskazaniu na podstawie jakiego czeku pobrano gotówkę do kasy, braku poświadczenia przez kasjera przyjęcia danej kwoty gotówki do kasy, nie sprawdzaniu dowodów KP oraz ich nie zatwierdzaniu, braku również wskazania w jakim raporcie kasowym i pod jaką pozycją dane KP zostało ujęte;
- dokonaniu zwrotu niewydatkowanej kwoty zaliczki do banku, z pominięciem kasy, co spowodowało wystąpienie braku zgodności ewidencji analitycznej z kontem 101 "Kasa";
- nie prowadzeniu rejestru zamówień publicznych jak tego wymaga regulamin udzielania zamówień publicznych przez powiatowe jednostki organizacyjne (uchwała Zarządu Powiatu w Tarnowskich Górach nr 93/655/2004 z 14.06.2004 roku ze zm.);
- nieprawidłowym sklasyfikowaniu zakupu znaków opłaty sądowej w §4300 klasyfikacji budżetowej;
- zaewidencjonowaniu na koncie 013 "Pozostałe środki trwałe" zakupionej tkaniny, stojaka oraz płyty, o wartości poniżej 200,00 zł, niezgodnie z obowiązującymi Zasadami Gospodarki Inwentarzowej w Ognisku Pracy Pozaszkolnej;
- zawarciu w regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych postanowień sprzecznych z art. 2 ust. 1 oraz 8 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996 r., nr 70, poz. 335 ze zm.);
- uzależnianiu wysokości przyznawanych świadczeń od wymiaru zatrudnienia osoby uprawnionej, nie zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych;
- nie zwiększaniu Funduszu o odsetki bankowe jak stanowi art. 7 ust. 1 pkt 4 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych;
- braku dowodów źródłowych oraz ewidencji księgowej dotyczącej wpłat pobieranych od osób korzystających z działalności socjalnej;
- ewidencjonowaniu na koncie 860 "Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy" otrzymanych darowizn co jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.

W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli znak akt: SKO.0913-14/07, zobowiązuję do:

- sporządzania zestawień obrotów i sald zgodnie z art. 18 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości(Dz. U. z 2002 r., nr 76, poz. 694 ze zm.);
- wskazywania w opisie dowodów źródłowych prawidłowej podstawy prawnej, zgodnie z którą udzielono zamówienia publicznego;
- zawarcia w dokumentacji opisującej przyjętą w Jednostce politykę rachunkowości wszystkich elementów wymaganych art. 10 ustawy z dnia 29.09.1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r., nr 76, poz. 694 ze zm.);
- dostosowania Zakładowego Planu Kont do przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2006 r., nr 142, poz. 1020);
- zachowywania pełnej zgodności nazw kont ksiąg pomocniczych z kontami księgi głównej oraz prowadzenia ewidencji księgowej w księgach pomocniczych zgodnie z art.16 ust. 1 ustawy o rachunkowości;
- kwalifikowania wszystkich dowodów źródłowych do ujęcia w księgach rachunkowych poprzez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości, a następnie zgodnego z tymi wskazaniami ujmowania tych dowodów w księgach rachunkowych;
- dokonywania zapisów na koncie 130 "Rachunki bieżące jednostek budżetowych" wyłącznie na podstawie wyciągów bankowych, w celu zachowania pełnej zgodności zapisów między jednostką a bankiem, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych;
- zatwierdzania wszystkich poleceń księgowania do zaksięgowania, jak również poświadczania na tych poleceniach kiedy i przez kogo zostały zaksięgowane;
- ewidencjonowania zobowiązań Ogniska Pracy Pozaszkolnej wobec pracowników z tytułu ekwiwalentu pieniężnego za przysługującą pracownikom odzież i obuwie robocze oraz środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej na koncie 234 - "Pozostałe rozrachunki z pracownikami";
- sporządzania raportów kasowych zgodne z obowiązującą w Ognisku instrukcją kasową
- kompletnego sporządzania raportów kasowych oraz kasowych dowodów przychodowych KP "Kasa Przyjmie", poprzez wskazywanie na podstawie jakiego czeku pobrano gotówkę do kasy, poświadczanie przez kasjera przyjęcie danej kwoty gotówki do kasy, sprawdzanie dowodów KP oraz ich zatwierdzanie, jak również wskazywanie w jakim raporcie kasowym i pod jaką pozycją dane KP zostało ujęte;
- odprowadzania na rachunek bankowy niewydatkowanych kwot z rozliczeń zaliczek za pośrednictwem kasy w celu zachowania zgodności ewidencji analitycznej z kontem 101 "Kasa";
- prowadzenia rejestru zamówień publicznych jak tego wymaga regulamin udzielania zamówień publicznych przez powiatowe jednostki organizacyjne (uchwała Zarządu Powiatu w Tarnowskich Górach nr 93/655/2004 z 14.06.2004 roku ze zm.);
- prawidłowego klasyfikowania wydatków ponoszonych na zakup znaków opłaty sądowej w §4610;
- prowadzenia ewidencji księgowej na koncie 013 "Pozostałe środki trwałe" zgodnie z obowiązującymi Zasadami Gospodarki Inwentarzowej w Ognisku Pracy Pozaszkolnej;
- dostosowania regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych do przepisów ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych;
- przyznawania świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych;
- zwiększania Funduszu o odsetki bankowe jak stanowi art. 7 ust. 1 pkt 4 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych;
- dokumentowania oraz ewidencjonowania wpłat pobieranych od osób korzystających z działalności socjalnej;
- prowadzenia ewidencji księgowej otrzymanych darowizn na koncie 760 "Pozostałe przychody i koszty" zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.

Jednocześnie oczekuję od Pani Dyrektor, w terminie 14 dni od daty doręczenia niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych, bądź o przyczynach nie podjęcia takich działań.

Dokument sporządzony w Wydziale Kontroli (2007-04-27)
Autoryzacja: Starosta Powiatu Tarnogórskiego Józef Korpak