» STRONA GŁÓWNA » MENU PODMIOTOWE » Przeprowadzane kontrole » Kontrole wewnętrzne » Kontrole powiatowych jednostek organizacyjnych oraz jednostek nadzorowanych » Rok 2007

Wystąpienie pokontrolne - Zespół Szkół Techniczno-Ekonomicznych w Radzionkowie



Symbol: SKO.0913-15/07

Tarnowskie Góry, dnia 14.06.2007

SKO.0913-15/07

                                                                                    SZANOWNY PAN
                                                                                     mgr inż. Mariusz Sroka
                                                                                     Zespołu Szkół Techniczno-
                                                                                      Ekonomicznych w Radzionkowie

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

      Na podstawie § 14 ust. 1 - 3 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 123/06 Starosty Powiatu Tarnogórskiego z dnia 14 grudnia 2006 roku w sprawie zasad, trybu i procedury przeprowadzania kontroli w Starostwie Powiatowym, powiatowych jednostkach organizacyjnych oraz nadzorowanych jednostkach sektora finansów publicznych, w związku z przeprowadzoną kontrolą w Zespole Szkół Techniczno-Ekonomicznych w Radzionkowie, przesyłam Panu Dyrektorowi niniejsze wystąpienie pokontrolne.
      W wyniku kontroli, przeprowadzonej przez pracownika Wydziału Kontroli Starostwa Powiatowego w temacie: "Prawidłowość prowadzenia gospodarki finansowej" stwierdzono, iż w kierowanej przez Pana Dyrektora jednostce wystąpiły nieprawidłowości polegające na:
1) Nie wykonaniu wszystkich zaleceń pokontrolnych zawartych w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 12 września 2006 roku znak SKO.0913-16/06, co zostało szczegółowo opisane w protokole kontroli,
2) Braku zawarcia w dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
3) Braku opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,
4) Braku systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów,
5) Dokonywaniu zapisów w księgach rachunkowych w sposób niepozwalający na ustalenie osoby odpowiedzialnej za wprowadzenie treści zapisu, co jest niezgodne z art.14 ust. 4 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. nr 76 poz. 694 z 2002r. ze zm.),
6) Braku wskazywania w dzienniku daty przeprowadzenia operacji gospodarczej, co jest niezgodne z art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości,
7) Nieprawidłowym sposobie nadawania numerów identyfikacyjnych poszczególnym dowodom źródłowym,
8) Zaniechaniu prowadzenia ewidencji księgowej na koncie 980 "Plan finansowy wydatków budżetowych",
9) Zaniechaniu prowadzenia kont analitycznych do następujących kont syntetycznych:
    -  201  "Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami"
    -  225  "Rozrachunki z budżetami"
    -  229  "Pozostałe rozrachunki publicznoprawne"
    -  240  "Pozostałe rozrachunki"

10) Ewidencjonowaniu na koncie 201 "Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami" rozrachunków w momencie zapłaty faktury, a nie w momencie powstania zobowiązania, co jest niezgodne rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. nr 142 poz. 1020 z 2006r.).
11) Nieprawidłowym przeksięgowaniu naliczonych wynagrodzeń przekazywanych na rachunki bankowe pracowników, z konta 231 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" na konto 240 "Pozostałe rozrachunki", co jest niezgodne z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. z 2006 r. Nr 142, poz. 1020),
12) Braku ewidencji zobowiązań z tytułu składek na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych na koncie 229 "Pozostałe rozrachunki publiczno prawne",
13) Braku w kilku przypadkach wskazania daty i podpisu osoby dokonującej kontroli formalno-rachunkowej dowodu źródłowego, a także brak opisu dowodu źródłowego pod względem merytorycznym stwierdzającym celowość i zasadność poniesionego wydatku,
14) Braku w dokumentacji księgowej dowodu źródłowego na kwotę 106,50 zł na podstawie, którego dokonano zapisu w księgach rachunkowych, co jest niezgodne z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości,
15) Ujmowaniu w księgach rachunkowych dowodów księgowych po upływie okresu sprawozdawczego, w którym nastąpiło dane zdarzenie gospodarcze,
16) Dokonywaniu niezgodnie z przepisami poprawek we własnych dokumentach księgowych, poprzez zaklejanie taśmą korekcyjną błędnych danych i umieszczanie poprawnych danych bez możliwości odczytu poprzedniego zapisu. Poprawki nie były opatrzone podpisem osoby poprawiającej i datą ich dokonania,
17) Dokonaniu w celu uniknięcia przekroczenia planu finansowego wydatków budżetowych, przeksięgowań na kartotekach wydatków poszczególnych paragrafów, czym naruszono art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości zgodnie, z którym księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty,
18) Nieprawidłowym klasyfikowaniu wydatków w podziale na poszczególne paragrafy klasyfikacji budżetowej tj.:
- zakupu znaczków pocztowych w paragrafie 4210 "Zakup materiałów i wyposażenia",
- zakupu biletów autobusowych w paragrafie 4210 "Zakup materiałów i wyposażenia",
- usługi związanej z pakowaniem i przesyłką w paragrafie 4210 "Zakup materiałów i wyposażenia",
- konserwacji kserokopiarki w paragrafie 4300 "Zakup usług pozostałych",
- abonamentu i rozmów telefonicznych telefonii stacjonarnej w paragrafie 4300 "Zakup usług pozostałych",
- usług telekomunikacyjnych telefonii komórkowej w paragrafie 4300 "Zakup usług pozostałych",
- zakupu znaków sądowych w paragrafie 4210 "Zakup materiałów i wyposażenia",
- wpływu zryczałtowanej opłaty za media jako zmniejszenie kosztów w paragrafie 4210 "Zakup materiałów i wyposażenia",
19) Ujmowaniu w listach płac poszczególnych składników wynagrodzenia niezgodnie z kwotami wynikającymi z dokumentacji kadrowo-płacowej,
20) Nie ujmowaniu w rejestrze zamówień publicznych wszystkich wydatków poniesionych w jednostce. Jedynie rejestrowano w nim zamówienia o wartości szacunkowej powyżej 1.000, 00 euro. Ponadto w styczniu 2007 roku ww. rejestr nie był prowadzony, co jest niezgodne z zapisami rozdziału I ust. 9 regulaminu udzielania zamówień publicznych przez powiatowe jednostki organizacyjne (Uchwała Zarządu Powiatu nr 93/655/2004 z 14.06.2004 roku z zm.),
21) W dzienniku-głównej ZFŚS na koniec grudnia 2006 roku, saldo konta 234/1 na którym ewidencjonowano rozrachunki z tytułu udzielonych pożyczek było niezgodne o 36 zł z prowadzoną do tego konta analityką, co jest niezgodne z art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r o rachunkowości (Dz.U. z 2002r nr 76, poz. 694 z poźn. zm.),
22) Braku w zestawieniu obrotów i sald za miesiąc październik, obrotów za miesiąc i obrotów od początku roku na koncie 851 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych", czym naruszono art. 18 ust. 1 pkt. 2 i 3 ustawy o rachunkowości,
23) Zaniechaniu opisywania faktur ZFŚS pod względem potwierdzenia legalności przeprowadzonej operacji poprzez wskazanie zastosowanego trybu udzielenia zamówienia publicznego.

      W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli znak akt SKO.0913-15/07, zobowiązuję do:
1) Bezwzględnej realizacji wszystkich zaleceń pokontrolnych zawartych w skierowanych do jednostki wystąpieniach pokontrolnych.
2) Uzupełnienia dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych o opis sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodne z art. 10 ust. 1 pkt. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002r nr 76, poz. 694 z poźn. zm. ) w tym m. in. o:
- wykaz ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
- opis systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.
3) Dokonywania zapisów księgowych w księgach rachunkowych w sposób pozwalający na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu zgodne z art.14 ust. 4 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. nr 76 poz. 694 z 2002r. ze zm.).
4) Wskazywania w dzienniku daty przeprowadzenia operacji gospodarczej, zgodne z art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
5) Prawidłowego nadawania numerów identyfikacyjnych poszczególnym dowodom źródłowym.
6) Prowadzenia ewidencji księgowej na koncie 980 "Plan finansowy wydatków budżetowych" zgodnie z przyjętym do stosowania w jednostce Zakładowym Planem Kont i rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. nr 142 poz. 1020 z 2006r.).
7) Prowadzenia ewidencji analitycznej (kont ksiąg pomocniczych) zgodnie z art. 17 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.), w związku z § 11 i § 12 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. z 2006 r. nr 142, poz. 1020), zwłaszcza do:
- rozrachunków z odbiorcami i dostawcami, w zakresie ujmowania wszystkich powstałych należności i zobowiązań w sposób umożliwiający ustalenie pełnego zakresu stanu należności i zobowiązań wymagalnych i nie wymagalnych na koniec okresu sprawozdawczego do konta 201 "Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami",
- rozrachunków z budżetami, w sposób umożliwiający ustalenie należności i zobowiązań według każdego z tytułów rozrachunków z budżetem odrębnie do konta 225 "Rozrachunki z budżetami",
- pozostałych rozrachunków publicznoprawnych, w zakresie umożliwiającym ustalenie stanu należności i zobowiązań według tytułów rozrachunków oraz podmiotów z którymi dokonywane są rozliczenia do konta 229 "Pozostałe rozrachunki publicznoprawne",
- pozostałych rozrachunków, w zakresie umożliwiającym ustalenie rozrachunków, roszczeń i rozliczeń z poszczególnych tytułów do konta 240 "Pozostałe rozrachunki".
8) Ewidencjonowania rozrachunków na koncie 201 "Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami" w momencie powstania zobowiązania tj. zgodnie rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. nr 142 poz. 1020 z 2006r.).
9) Prawidłowego ujmowania na poszczególnych kontach wynagrodzenia tj. zgodnie z rozporządzeniem z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych(Dz.U. nr 142 poz. 1020 z 2006r.).
10) Ewidencjonowania zobowiązań z tytułu składek na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych na koncie 229 "Pozostałe rozrachunki publiczno prawne", zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. nr 142 poz. 1020 z 2006r.).
11) Przeprowadzania kontroli formalno-rachunkowej oraz kontroli merytorycznej dowodów źródłowych, poprzez adnotację na dowodzie, z podaniem dat przeprowadzenia kontroli oraz podpisów osób odpowiedzialnych za jej dokonanie.
12) Dokonywania zapisów w księgach rachunkowych zgodne z art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. nr 76 poz. 694 z 2002r. ze zm.). Ponadto zobowiązuję do uzyskania od dostawcy duplikatu brakującej w dowodach źródłowych faktury.
13) Ujmowania w księgach rachunkowych każdego zdarzenia, które nastąpiło w danym okresie sprawozdawczym, zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).
14) Poprawiania błędów we własnych dowodach księgowych zgodnie z art. 22 ust. 3 oraz stwierdzonych błędów w zapisach księgowych zgodnie z art. 25 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).
15) Wzmocnienia nadzoru nad pracownikami służb finansowo - księgowych w zakresie wykonywanych przez nich obowiązków, mając na uwadze art. 47 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2005 r. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.). Ponadto zobowiązuję do dokonywania przesunięć w rocznym planie finansowym pomiędzy poszczególnymi paragrafami klasyfikacji budżetowej w odpowiednim czasie w celu uniknięcia przekroczenia planu finansowego wydatków budżetowych.
16) Prawidłowego klasyfikowania poniesionych wydatków w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 14 czerwca 2006 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. z 2006 r., nr 107, poz. 726 ze zm.), a zwłaszcza do ujmowania wydatków związanych z: kosztami przesyłki, zakupem znaczków pocztowych, biletów autobusowych w paragrafie 4300 "Zakup usług pozostałych", zakupem znaków sądowych w paragrafie 4610 "Koszty postępowania sądowego i prokuratorskiego", wydatkami związanymi z konserwacją kserokopiarki w paragrafie 4270 "Zakup usług remontowych", wydatkami związanymi z usługami telekomunikacyjnymi odpowiednio w paragrafie 4370 "Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych telefonii stacjonarnej" bądź paragrafie 4360 "Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych telefonii komórkowej".
17) Ujmowania w listach płac poszczególnych składników wynagrodzenia zgodnie z kwotami wynikającymi z dokumentacji kadrowo-płacowej. Ponadto zobowiązuję dokonać wyrównania wynagrodzenia nauczycielowi, któremu zaniżono poszczególne składniki wynagrodzenia. Wystąpić również do nauczyciela wymienionego w protokole kontroli o dobrowolny zwrot nadpłaconych kwot, a w przypadku niewyegzekwowania tych należności rozważyć możliwość obciążenia tymi kwotami osób odpowiedzialnych za nieprawidłowe ustalenie i wypłacenie wynagrodzenia.
18) Przestrzegania przepisów "Regulaminu udzielania zamówień publicznych przez powiatowe jednostki organizacyjne", wprowadzonego uchwałą Zarządu Powiatu w Tarnowskich Górach nr 93/655/2004 z 14.06.2004 roku z późn. zm., zwłaszcza do ewidencjonowania w prowadzonym rejestrze zamówień publicznych wszystkich udzielonych zamówień.
19) Wyjaśnienia i dokonania stosownej korekty powstałej w 2006 roku różnicy 36,00 zł pomiędzy saldem konta 234/1, a prowadzoną do tego konta analityką. Jednocześnie zobowiązuję do przestrzegania art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994r o rachunkowości (Dz.U. z 2002r nr 76, poz. 694 z poźn. zm.).
20) Sporządzania zestawień obrotów i sald zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 29.09.1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r., nr 76 poz. 694 ze zm.).
21) Opisywania wszystkich dowodów źródłowych ZFŚS pod względem celowości i zasadności dokonywanych wydatków, a także legalności poniesionego wydatku poprzez wskazanie trybu udzielenia danego zamówienia publicznego.

Jednocześnie oczekuję od Pana Dyrektora, w terminie 14 dni od daty doręczenia niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych, bądź o przyczynach nie podjęcia takich działań.

Dokument sporządzony w Wydziale Kontroli (2007-06-14)
Autoryzacja: Starosta Powiatu Tarnogórskiego Józef Korpak


Osoba wprowadzająca dokument: Łukasz Mazik

Data wprowadzenia: 2007-06-21

Wyświetleń: 1534

Załączniki:
Brak załączników w dokumencie.

Rejestr zmian:
Utworzenie dokumentu: Łukasz Mazik, dnia: 2007-06-21

« POWRÓT

WYDRUK