Wystąpienie pokontrolne - Powiatowy Zespół Obsługi Finansowej Oświaty w Tarnowskich Górach

Tarnowskie Góry, dnia 25 stycznia 2010 roku

SKO.0913-33/09

SZANOWNA PANI
mgr Joanna Kwiecień
Dyrektor
Powiatowego Zespołu
Obsługi Finansowej Oświaty

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

    Na podstawie § 14 ust. 1 - 3 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 123/06 Starosty Powiatu Tarnogórskiego z dnia 14 grudnia 2006 roku w sprawie zasad, trybu i procedury przeprowadzania kontroli w Starostwie Powiatowym, powiatowych jednostkach organizacyjnych oraz nadzorowanych jednostkach sektora finansów publicznych, w związku z przeprowadzoną kontrolą w Powiatowym Zespole Obsługi Finansowej Oświaty w Tarnowskich Górach, przesyłam Pani niniejsze wystąpienie pokontrolne.
    W wyniku kontroli przeprowadzonej przez pracownika Wydziału Kontroli Starostwa Powiatowego w temacie: "Prawidłowość prowadzenia gospodarki finansowej, udzielania zamówień publicznych, nawiązywania i rozwiązywania stosunku pracy oraz udzielania urlopów", stwierdzono, iż w okresie objętym kontrolą w kierowanej przez Panią jednostce wystąpiły nieprawidłowości polegające na:
1) dokonaniu w dniu 09.11.2009 roku wydatku powyżej kwot ustalonych w dziale 801 rozdziale 80114 paragrafie 4280 w rocznym planie finansowym, niezgodnie z art.35 ust.1 i art.138 pkt.3 w związku z art.189 ust.1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2005 r. nr 249, poz. 2104 z późn. zm.);
2) nieprzestrzeganiu przepisów regulaminu udzielania zamówień publicznych przez powiatowe jednostki organizacyjne (uchwała nr 211/1056/2009 Zarządu Powiatu w Tarnowskich Górach z dnia 29 czerwca 2009 roku), poprzez:
- realizację zamówienia publicznego o wartości szacunkowej poniżej 14 000 Euro w zakresie dostawy tonera przed zatwierdzeniem przez kierownika jednostki wniosku o przeprowadzenie postępowania o jego udzielenie, co jest niezgodne z pkt.3.1 rozdziału I ww. regulaminu,
- zatwierdzenie przez kierownika jednostki do realizacji wniosku o przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w przedmiocie usług medycznych w kwocie przekraczającej wysokość środków finansowych zaplanowanych dla tego zadania w rocznym planie finansowym jednostki, co jest niezgodne z pkt.3.1 rozdziału I ww. regulaminu,
- brak zatwierdzenia przez kierownika jednostki wniosku o przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w przedmiocie wykonywania zadań z zakresu służby Bezpieczeństwa i Higieny Pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, udzielonego w dniu 01.06.2009 roku, co jest niezgodne z pkt.3.1 rozdziału I ww. regulaminu, a także brak ewidencjonowania w rejestrze zamówień publicznych rachunków związanych z realizacją ww. zamówienia, co stanowi nieprawidłową realizację pkt.10 rozdziału I ww. regulaminu;
3) nie wymaganiu od pracowników potwierdzania przez nich odbioru wydanych im świadectw pracy, na co wskazuje §2 ust.1 i 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 roku w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz.U z 1996 r., nr 60, poz.282 z późń. zm.) oraz art.99 §1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (tj. Dz.U. z 1998 roku nr 21 poz.94 z późń. zm.) - w trakcie kontroli uzupełniono brakujące potwierdzenia odbioru;
4) braku pisemnego potwierdzenia przez pracownika samorządowego zatrudnionego na stanowisku urzędniczym złożenia ślubowania, o którym mowa w art.18 ust.1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych (Dz.U. z 2008 roku nr 223 poz.1458), co jest niezgodne ze wskazanym przepisem - w trakcie kontroli uzupełniono brakujące potwierdzenie złożenia ślubowania.
    W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli znak akt: SKO.0913-33/09, zobowiązuję do:
1) dokonywania wydatków w granicach kwot określonych w planie finansowym,z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, zgodnie z art.254 pkt.3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r. nr 157, poz. 1240);
2) realizowania zamówień publicznych o wartości szacunkowej poniżej 14 000 Euro wyłącznie po zatwierdzeniu przez kierownika jednostki wniosków o przeprowadzenie postępowania o ich udzielenie w wysokości środków finansowych zaplanowanych w danym zadaniu w planie finansowym jednostki, zgodnie z pkt.3.1 rozdziału I regulaminu udzielania zamówień publicznych przez powiatowe jednostki organizacyjne (uchwała nr 211/1056/2009 Zarządu Powiatu w Tarnowskich Górach z dnia 29 czerwca 2009 roku);
3) ewidencjonowania w rejestrze zamówień publicznych wszystkich dowodów księgowych związanych z realizacją zamówień publicznych, w celu prawidłowego wykonania pkt.5 i 10 rozdziału I regulaminu udzielania zamówień publicznych przez powiatowe jednostki organizacyjne;
4) przechowywania dowodu potwierdzającego odbiór przez pracowników jednostki wydanych im świadectw pracy w celu prawidłowej realizacji §2 ust.1 i 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 roku w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz.U. z 1996 r., nr 60, poz.282 z późń. zm.);
5) odbierania od pracowników samorządowych zatrudnianych na stanowisku urzędniczym potwierdzenia podpisem złożenia przez nich złożenia ślubowania o którym mowa w art.18 ust.1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych (Dz.U. z 2008 roku nr 223 poz.1458).
    Jednocześnie oczekuję od Pani w terminie 14 dni od daty doręczenia niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych, bądź o przyczynach nie podjęcia takich działań.

Dokument sporządzony w Wydziale Kontroli (2010-01-25)
Autoryzacja: Starosta Powiatu Tarnogórskiego Józef Korpak