» STRONA GŁÓWNA » MENU PRZEDMIOTOWE » Zarządzenia Starosty » 2011 rok

Zarządzenie Starosty Tarnogórskiego nr 84/2011 z dnia 14.09.2011 roku w sprawie wprowadzenia procedury zarządzania ryzykiem w Starostwie Powiatowym w Tarnowskich Górach



Symbol: EO.Z.0716-1-39/11

Zarządzenie nr 84/2011
Starosty Tarnogórskiego
z dnia 14.09.2011

w sprawie wprowadzenia procedury zarządzania ryzykiem w Starostwie Powiatowym
w Tarnowskich Górach.

Na podstawie: art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o  samorządzie powiatowym (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592 z późn. zm), art. 68 ust. 2, pkt 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn.zm.), oraz w oparciu o Komunikat nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych (Dziennik Urzędowy Ministra Finansów nr 15, pozycja nr 84, z 30 grudnia 2009 r).

Zarządzam,
co następuje:

§ 1

1. Zarządzenie określa tryb i zasady zarządzania ryzykiem w Starostwie Powiatowym w Tarnowskich Górach.
2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:
1) Starostwie - należy przez to rozumieć Starostwo Powiatowe w Tarnowskich Górach;
2) Powiecie - należy przez to rozumieć Powiat Tarnogórski;
3) Staroście - należy przez to rozumieć Starostę Tarnogórskiego;
4) Sekretarzu - należy przez to rozumieć Sekretarza Powiatu Tarnogórskiego;
5) Komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć wydziały oraz inne równorzędne komórki organizacyjne Starostwa;
6) Kierowniku komórki organizacyjnej - należy przez to rozumieć naczelników wydziałów oraz kierowników równorzędnych komórek organizacyjnych funkcjonujących w Starostwie;
7) Ryzyku - należy przez to rozumieć prawdopodobieństwo wystąpienia dowolnego zdarzenia, działania lub braku działania, którego skutkiem może być szkoda w majątku lub wizerunku Starostwa lub które może przeszkodzić w osiągnięciu wyznaczonych zadań i celów;
8) Czynnikach ryzyka - należy przez to rozumieć działania, zaniechania i wydarzenia sprzyjające, przyczyniające się wystąpieniu ryzyka;
9) Wpływie ryzyka - należy przez to rozumieć ewentualny skutek wystąpienia ryzyka i jego wpływ na osiągnięcie celów i realizacje zadań;
10) Prawdopodobieństwu wystąpienia ryzyka - należy przez to rozumieć przypuszczalną częstotliwość wystąpienia ryzyka;
11) Istotności ryzyka - należy przez to rozumieć iloczyn wpływu ryzyka oraz prawdopodobieństwa jego wystąpienia;
12) Właścicielu ryzyka - należy przez to rozumieć osobę lub komórkę organizacyjną odpowiedzialną za realizowany proces lub w nim uczestniczącą, odpowiedzialną za przygotowanie planów lub działań ograniczających prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka lub potencjalną stratę w przypadku zmaterializowania się ryzyka;
13) Procesie - należy przez to rozumieć podejmowane czynności oraz procedury w ramach wykonywanego zadania mającego służyć realizacji celów;
14) Akceptowalnym poziomie ryzyka - należy przez to rozumieć ustalony poziom istotności ryzyka przy którym nie jest wymagane podejmowanie działań w celu ograniczenia prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka oraz jego skutków;
15) Zarządzaniu ryzykiem - należy przez to rozumieć stały proces zarządzania związany z identyfikacją, analizą, oceną i przeciwdziałaniem potencjalnemu ryzyku oraz jego negatywnym skutkom mogącym mieć wpływ na realizację zadań i celów;
16) Koordynatorze - należy przez to rozumieć Sekretarza koordynującego działania podejmowane w zakresie przygotowania do analizy ryzyka oraz identyfikacji, analizy i oceny ryzyka w ramach polityki zarządzania ryzykiem w Starostwie.

§ 2

Celem zarządzania ryzykiem w Starostwie jest poprawa procesu zarządzania w szczególności poprawa jakości, sprawności i efektywności zarządzania urzędem poprzez:
1. Identyfikację potencjalnych zdarzeń mogących negatywnie wpłynąć na realizacje zadań i celów;
2. Zabezpieczenie się przed skutkami ryzyka lub ograniczenie ryzyka do akceptowalnego poziomu, a przez to zwiększenie prawdopodobieństwa realizacji zadań i celów;
3. Wdrożenie, zapewnienie lub uzupełnienie odpowiednich mechanizmów kontrolnych ograniczających ryzyko lub minimalizujących skutki jego wystąpienia;
4. Informowanie Kierownictwa Starostwa o ewentualnych niekorzystnych zdarzeniach mogących skutkować trudnościami w realizacji zadań i celów, a tym samym pomoc w podejmowaniu optymalnych decyzji.

§ 3

Proces zarządzania ryzykiem obejmuje:
1. Identyfikację ryzyka.
2. Ocenę ryzyka.
3. Hierarchizację ryzyka.
4. Opracowanie i wdrożenie działań mających na celu przeciwdziałanie ryzyku oraz opracowanie działań mających minimalizować ewentualne skutki w przypadku spełnienia się ryzyka.
5. Monitorowanie ryzyka oraz aktualizacja rejestrów ryzyka.

§ 4

1. Osobą odpowiedzialną za koordynację działań podejmowanych w ramach identyfikacji, analizy i oceny ryzyka w ramach polityki zarządzania ryzykiem w Starostwie jest Sekretarz.
2. Identyfikacji, oceny, hierarchizacji oraz monitoringu ryzyka dokonują kierownicy komórek organizacyjnych Starostwa.
3. Za opracowanie i wdrożenie działań mających na celu przeciwdziałanie zidentyfikowanemu ryzyku lub ograniczeniu jego skutków odpowiadają kierownicy komórek organizacyjnych.
4. Kierownicy komórek organizacyjnych dokonują analizy i oceny ryzyka w rejestrze ryzyka zgodnym z załącznikiem nr 1 niniejszego Zarządzenia.
5. Kierownicy komórek organizacyjnych przekazują do dnia 31 sierpnia każdego roku kalendarzowego zatwierdzony przez nadzorującego Członka Zarządu Powiatu, Sekretarza, Skarbnika wypełniony rejestr ryzyka zgodny z załącznikiem nr 1 niniejszego Zarządzenia koordynatorowi zarządzania ryzykiem w Starostwie.
6. Kierownicy komórek organizacyjnych są zobowiązani do stałego monitoringu zidentyfikowanych ryzyk. Kierownicy komórek organizacyjnych aktualizują na bieżąco rejestr ryzyk w przypadku zmiany ich oceny, stwierdzenia nowych ryzyk lub eliminacji dotychczasowych.
7. Dokumentacja (rejestr ryzyka) związana z analizą ryzyka w komórce organizacyjnej jest przechowywana w komórce organizacyjnej.
8. Sekretarz z racji pełnionej funkcji poprzez składane propozycje może uczestniczyć we wdrażaniu mechanizmów zapobiegających wystąpieniu ryzyka lub ograniczających skutki jego wystąpienia w szczególności w zakresie zasad działania Starostwa.

§ 5

1. Identyfikacja ryzyka polega na określeniu ryzyka zagrażającego sprawnej realizacji zadań oraz osiągnięciu celów w zakresie działań prowadzonych przez komórkę organizacyjną.
2. W trakcie identyfikacji ryzyka należy:
1) określić i przeanalizować zadania komórki organizacyjnej realizowane w kierunku osiągnięcia celów;
2) określić zagrożenia i zdarzenia (ryzyka) mogące mieć negatywny wpływ na realizację zadań i celów oraz określić przyczyny ich powstania.
3. Zidentyfikowane ryzyka należy poddać kategoryzacji.
4. Zgodnie z załącznikiem nr 2 niniejszego Zarządzenia określono następujące kategorie ryzyka w Starostwie:
1) ryzyko zarządzania zasobami ludzkimi;
2) ryzyko finansowe;
3) ryzyko działalności/operacyjne;
4) ryzyko zewnętrzne.
5. W przypadku gdy komórka organizacyjna Starostwa uczestnicząca w procesie analizy ryzyka w Starostwie nadzoruje jednostkę organizacyjną, komórka ta uwzględnia w prowadzonej przez siebie analizie ryzyka istotne ryzyka wskazane przez kierownika jednostki nadzorowanej, a związane z zadaniami wynikającymi z zakresu zadań realizowanych przez tę komórkę.
6. Ryzyka i istotne informacje związane z działalnością nadzorowanej jednostki organizacyjnej mogą być brane pod uwagę w trakcie przeprowadzanej analizy ryzyka w komórce organizacyjnej jeśli mają istotny wpływ na osiągnięcie celów i zadań komórki organizacyjnej.

§ 6

1. W trakcie analizy ryzyka, Kierownicy komórek organizacyjnych angażują podległych pracowników komórki biorących udział w realizacji zadań i celów, będących właścicielem ryzyka w dostarczenie informacji związanej z możliwym ryzykiem oraz poziomem jego istotności, a także sposobem jego eliminacji bądź ograniczenia.
2. Kierownicy komórek organizacyjnych podnoszą poziom świadomości pracowników nakierowany na zagadnienia z zakresu zarządzania ryzykiem poprzez zachęcanie ich do identyfikacji ryzyka i informowanie o nowym ryzyku oraz sposobach jego ograniczenia lub eliminacji.
3. Proces zarządzania ryzykiem jest integralną częścią zarządzania Starostwem oraz elementem istotnym w realizacji strategii Powiatu przez co jest prowadzony w sposób ciągły oraz połączony z realizacją zadań i celów.

§ 7

1. Po przeprowadzonej identyfikacji i kategoryzacji ryzyka Kierownik komórki organizacyjnej przeprowadza ocenę ryzyka.
2. Ocena ryzyka jest realizowana za pomocą wskazania jego istotności poprzez określenie poziomu wpływu ryzyka (W) oraz prawdopodobieństwa jego wystąpienia (P) zgodnie z załącznikiem nr 3 do niniejszego Zarządzenia.
3. Wpływ ryzyka określa przewidywalne, mogące wystąpić skutki wpływające na realizację zadań bądź osiągnięcie celów w przypadku kiedy dane ryzyko się spełni.
4. Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka określa przewidywalną częstotliwość wystąpienia danego ryzyka.
5. Zasady oceny wpływu oraz prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka zostały określone w Załączniku nr 3 do niniejszego zarządzenia.
6. Ustala się 3 stopniową skalę dla określenia poziomu wpływu ryzyka (W):
1) wpływ ryzyka niski;
2) wpływ ryzyka średni;
3) wpływ ryzyka wysoki.
7. Ustala się 3 stopniową skalę dla określenia poziomu prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka (P):
1) prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka niskie;
2) prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka średnie;
3) prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka wysokie.
8. Dla skal określonych w § 7 ust. 6 i 7 przypisuje się odpowiednio wartości punktowe:
1) Wpływ ryzyka:
a) wpływ ryzyka niski 1 pkt;
b) wpływ ryzyka średni 2 pkt;
c) wpływ ryzyka wysoki 3 pkt.
2) Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka:
a) prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka niskie 1 pkt;
b) prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka średnie 2 pkt;
c) prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka wysokie 3 pkt.

§ 8

1. Ocena ryzyka jest prowadzona w oparciu o określenie poziomu istotności ryzyka.
2. Współczynnik istotności ryzyka jest określany poprzez iloczyn wpływu ryzyka (W) oraz prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka (P).
3. Ustala się 3 stopniową skalę dla określenia poziomu istotności ryzyka:
1) poziom istotności ryzyka niski;
2) poziom istotności ryzyka średni;
3) poziom istotności ryzyka wysoki.
4. Dla skali określonej w § 8 ust. 3  przypisuje się odpowiednio przedziały punktowe w celu ustalenia poziomu istotności ryzyka z uwzględnieniem wyników analizy wpływu ryzyka (W) oraz prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka (P):
1) poziom istotności ryzyka jest określony jako niski gdy zawiera się w przedziale punktowym 1-2;
2) poziom istotności ryzyka jest określany jako średni gdy zawiera się w przedziale punktowym 3-4;
3) poziom istotności ryzyka jest określany jako wysoki gdy zawiera się w przedziale punktowym 6-9;
5. Istotność ryzyka określa się jako:
1) niską - wtedy gdy wpływ ryzyka jest niski i prawdopodobieństwo ryzyka jest niskie, wpływ ryzyka jest niski i prawdopodobieństwo ryzyka jest średnie, wpływ ryzyka jest średni i prawdopodobieństwo ryzyka jest niskie;
2) średnią - wtedy gdy wpływ ryzyka jest niski i prawdopodobieństwo ryzyka jest wysokie, wpływ ryzyka jest średni i prawdopodobieństwo ryzyka jest średnie, wpływ ryzyka jest wysoki i prawdopodobieństwo ryzyka jest niskie;
3) wysoką - wtedy gdy wpływ ryzyka jest średni i prawdopodobieństwo ryzyka jest wysokie, wpływ ryzyka jest wysoki i prawdopodobieństwo ryzyka jest wysokie, wpływ ryzyka jest wysoki i prawdopodobieństwo ryzyka jest średnie.

§ 9

1. Ustala się, iż ryzykiem akceptowalnym w Starostwie jest ryzyko o poziomie istotności niskim. Poziom ryzyka określony w analizie ryzyka jako ryzyko o poziomie istotności średnim oraz wysokim przekracza akceptowalny poziom ryzyka.
2. Ryzyko przekraczające poziom akceptowalny czyli ryzyko wskazane w analizie jako ryzyko w stopniu średnim bądź wysokim wymaga podjęcia działań mających na celu ograniczenie poziomu ryzyka.

§ 10

1. Sposobami ograniczenia i przeciwdziałania ryzyku jest:
1) kontrolowanie ryzyka - stosowanie mechanizmów kontrolnych i działań zapobiegających wystąpieniu ryzyka(w tym opracowanie procedur itp.)lub ograniczeniu jego skutków oraz stały przegląd i aktualizacja obowiązujących procedur wewnętrznych;
2) transfer ryzyka - przekazanie ryzyka na podmiot zewnętrzny, potrafiący danym ryzykiem zarządzać.
2. W przypadku kiedy koszty przeciwdziałania ryzyku przekraczającemu poziom akceptowalny są nieadekwatnie wysokie w stosunku do możliwych uzyskanych efektów lub wprowadzenie działań jest niemożliwe, stosuje się tolerowanie ryzyka tj. podjęcie świadomej decyzji o nie podejmowaniu działań związanych z ograniczeniem możliwości wystąpienia ryzyka bądź jego skutków.

§ 11

W celu określenia metody przeciwdziałania ryzyku lub ograniczeniu jego skutków należy:
1. Przeanalizować przyczyny (źródła) ryzyka i możliwe scenariusze rozwoju wydarzeń.
2. Przeanalizować istniejące mechanizmy kontroli stosowane w celu ograniczenia lub uniknięcia tego ryzyka.
3. Przeanalizować skuteczność istniejących mechanizmów kontroli pod kątem przeciwdziałania potencjalnemu ryzyku lub minimalizowaniu jego skutków

§ 12

1. Kierownicy komórek organizacyjnych na bieżąco monitorują zidentyfikowane ryzyko, ustalone metody i sposoby jego ograniczenia oraz aktualność oceny ryzyka w zakresie istotności.
2. W przypadku zmian w zakresie zidentyfikowanych ryzyk, ich oceny oraz sposobów przeciwdziałania ryzyku, Kierownik komórki organizacyjnej aktualizuje rejestr ryzyk.

§ 13

1. Koordynator procesu zarządzania ryzykiem w Starostwie przygotowuje oraz przekazuje Staroście w terminie do dnia 15 grudnia każdego roku kalendarzowego ogólny rejestr ryzyka, (zgodny z wzorem umieszczonym w Załączniku nr 4 niniejszego zarządzenia) dla Starostwa wraz z informacją dot. identyfikacji kluczowych ryzyk oraz sposobu zarządzania nimi.
2. Ogólny rejestr ryzyka wraz z informacją o której mowa w § 13 ust. 1 stanowi informację dot. najpoważniejszych ryzyk wymagających podjęcia działań zgodnie z § 10 niniejszego Zarządzenia oraz może stanowić wsparcie informacji o stanie kontroli zarządczej w Starostwie.
3. Ogólny rejestr ryzyka jest sporządzony na podstawie rejestrów sporządzonych przez Kierowników komórek organizacyjnych.
4. Ogólny rejestr ryzyka jest dostępny dla Zarządu Powiatu Tarnogórskiego, Sekretarza, Skarbnika oraz pracowników Starostwa w komunikatorze.

§ 14

Integralną częścią niniejszego zarządzenia są niżej wymienione załączniki:

1) załącznik nr 1 - rejestr ryzyka;
2) załącznik nr 2 - kategorie ryzyka;
3) załącznik nr 3 - zasady oceny wpływu i prawdopodobieństwa ryzyka;
4) załącznik nr 4 - ogólny rejestr ryzyka

§ 15

Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Powiatu Tarnogórskiego oraz kierownikom komórek organizacyjnych Starostwa.

§ 16

Zarządzenie wchodzi z dniem podpisania.

Dokument utworzono: Zespół ds. dostosowania systemu kontroli zarządczej w Starostwie Powiatowym w Tarnowskich Górach powołany zarządzeniem Starosty Tarnogórskiego nr 13/2010 z dnia 13.02.2010 oraz 72/2010 z dnia 30.11.2010
Autoryzacja: Autoryzacja: Starosta Tarnogórski - Lucyna Ekkert


Osoba wprowadzająca dokument: Krzysztof Dudek

Data dokumentu: 2011-09-22

Data wprowadzenia: 2011-09-22

Wyświetleń: 2233

Załączniki:
1) Załącznik nr 1 do zarządzenia 84/2011 Wprowadził: Krzysztof Dudek, Dnia: 2011-09-22, Pobrań: 1416, Typ: DOC, Rozmiar: 43.5 KB
2) Załącznik nr 2 do zarządzenia 84/2011 Wprowadził: Krzysztof Dudek, Dnia: 2011-09-22, Pobrań: 1390, Typ: DOC, Rozmiar: 59 KB
3) Załącznik nr 3 do zarządzenia 84/2011 Wprowadził: Krzysztof Dudek, Dnia: 2011-09-22, Pobrań: 1187, Typ: DOC, Rozmiar: 56.5 KB
4) Załącznik nr 4 do zarządzenia 84/2011 Wprowadził: Krzysztof Dudek, Dnia: 2011-09-22, Pobrań: 1180, Typ: DOC, Rozmiar: 42 KB

Rejestr zmian:
Utworzenie dokumentu: Krzysztof Dudek, dnia: 2011-09-22

« POWRÓT

WYDRUK